Office Management & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du bist die Person, die dafür sorgt, dass bei uns alles läuft – im Büro, in der Organisation und im direkten Zusammenspiel mit der Geschäftsführung? Dann werde die zentrale Anlaufstelle, die unserem Gründerteam den Rücken freihält.

Wir sind ein Berlin-based KI-Startup, gegründet 2023 von Oscar Schwarz und Ludwig Sickert (beide Ex-IBM). Wir entwickeln innovative Lösungen für die Kundenservice-Transformation durch KI, NLP und generative Technologien – mit Fokus auf Anliegenerkennung, Routing und Kundeninteraktionen für den deutschen Mittelstand. Als kleines, wachsendes Team brauchen wir jemanden, der das organisatorische Rückgrat unseres Alltags bildet: von der Büro- und Teamorganisation bis zur direkten Entlastung von Oscar (CEO) und Ludwig (CTO).

Aufgaben

Wo andere Excel-Listen und Zettelwirtschaft pflegen, baust du dir smarte, automatisierte Abläufe – bei uns bekommst du die Tools dafür an die Hand und die Freiheit, sie einzusetzen.

Unser organisatorisches Zuhause: Büro & Team

Du machst aus unserem Büro einen Ort, an dem sich Team und Kunden wohlfühlen – und sorgst mit automatisierten Bestellprozessen und smarten Checklisten dafür, dass im Hintergrund alles wie von selbst läuft.

• Team-Events, Offsites und Team-Lunches organisieren, für Wohlfühlatmosphäre im Büro sorgen (Getränke, Snacks, Ordnung) und erste Anlaufstelle für alltägliche operative Fragen im Team sein
• Büromaterial und Equipment verwalten, Reparaturen und Instandhaltung koordinieren sowie mit Vermieter und Dienstleister abstimmen
• Eigenverantwortlich Aufgaben übernehmen, die sonst durchs Raster fallen, und aktiv Prozesse mitgestalten, die mit unserem Wachstum entstehen

Assistenz der Geschäftsführung – du hast den Überblick, wenn andere den Kopf verlieren

Du bist die Schnittstelle zwischen Oscar, Ludwig und der Außenwelt – von der perfekt getakteten Kalenderwoche bis zum Handshake mit unseren wichtigsten Kunden.

• Kalender und Termine für Oscar und Ludwig steuern, damit die richtigen Menschen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind
• Kundenmeetings vor Ort organisieren und begleiten, inklusive Reisebuchung und direkter Koordination mit Partnern und Kunden
• Interne Dokumente, Ablagesysteme und Vertragsfristen im Blick behalten, damit im Team niemand lange suchen muss und nichts durch die Lappen geht

Finance, HR & Sales – dein Spielfeld, je nach dem, was dich reizt

Ob Zahlen, Menschen oder Kund:innen – such dir aus, wo du dich vertiefen willst, und mach dort den Unterschied. Als Startup wachsen wir stetig, sodass wir in allen Bereichen unterstützen benötigen können, aber du dich auf einen Themenbereich fokussieren darfst.

• Rechnungen, Angebote und Verträge aufsetzen, verwalten und prozessieren – inklusive Onboarding neuer Mitarbeitender
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, wie Steuerberater:innen, Anwält:innen und HR-Dienstleistern
• Kundentermine vor- und nachbereiten und das CRM-System pflegen

Qualifikation

Das solltest du mitbringen

• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder eine kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann) – Berufs- und Quereinstieg sind gleichermaßen willkommen, wenn die Grundlagen sitzen
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise
• Diskretion und ein sicheres Gespür für Prioritäten im direkten Umfeld der Geschäftsführung
• Klare, präzise Kommunikation auf Deutsch (mindestens C1) und Englisch
• Neugier auf Finance-, HR- oder Sales-nahe Themen und Lust, dort eigene Akzente zu setzen
• Offenheit für den Einsatz von Tools zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich

• Erfahrungen mit KI-Tools
• Berührungspunkte mit Buchhaltung, HR-Administration oder Vertragsmanagement
• Erfahrung in einem kleinen Team oder Startup-Umfeld

Benefits

• Teilzeit mit klarer Option auf Vollzeit – wir wachsen gemeinsam mit dir
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeit, wenn es die Aufgaben zulassen
• Direkte Zusammenarbeit mit Oscar (CEO) und Ludwig (CTO) – kurze Wege, echte Verantwortung
• 30 Tage Urlaub
• Strukturierte Einarbeitung und regelmäßiges Feedback
• Zuschuss zu Fitnessprogramm (Urban Sports) oder Fahrrad
• Direkter Einblick in den Aufbau eines AI-Startups

So läuft der Bewerbungsprozess ab

• 15 Minuten Telefonat mit HR – Kurzer Abgleich zu Motivation, Verfügbarkeit und Rahmenbedingungen
• 30 Minuten fachlicher Austausch – Einblick in Aufgaben und Arbeitsweise
• Vor-Ort-Termin mit Oscar und Ludwig – Kennenlernen und gemeinsamer Abgleich der Erwartungen