Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Office Manager & Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Ort: Ludwigshafen am Rhein

Anstellungsart: Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Über uns & zur Position

ISD FENIQS ist ein inhabergeführtes IT-Beratungs- und Managed-Service-Unternehmen mit Schwerpunkten in Cybersecurity, Cloud & Infrastructure, DevOps & Software sowie Modern Workplace. Als Teil der FENIQS Group verbinden wir technische Tiefe mit echtem Kundennutzen. Mehr als 160 IT-Spezialisten arbeiten täglich an Projekten, die für unsere Kunden einen echten Unterschied machen.

In dieser Rolle übernimmst du das Rückgrat: Du unterstützt die Geschäftsführung direkt, hältst das Office im Tagesgeschäft am Laufen und sorgst dafür, dass der Fuhrpark bestens betreut ist.

Deine Mission

Du bist das organisatorische Rückgrat für die Geschäftsführung und das Office. Du steuerst Termine, Reisen, Unterlagen und Events, empfängst Gäste, betreust den Fuhrpark und übernimmst die Rolle des Sicherheitsbeauftragten sowie Ansprechpartner für die externe Sicherheitsfachkraft.

Deine Verantwortlichkeiten & Aufgaben

• Termine, Prioritäten und Abstimmungen für die Geschäftsführung intern wie extern steuern
• Geschäftsreisen ganzheitlich organisieren: Buchungen, Reisepläne, Abrechnungen, ggf. Visa- und Hotelkoordination
• Recherchen, Reports, Decision Papers und Excel‑Auswertungen erstellen
• Interne und externe Veranstaltungen planen und organisieren (Team‑Events, Workshops, Management‑Meetings)
• Dokumenten‑ und Vertragsmanagement verantworten: Ablage, Versionierung, Freigabeprozesse und Vertraulichkeit
• Besuchs‑ und Empfangsmanagement betreuen: Terminabstimmung, Raumplanung, Catering, Zugänge
• Fuhrpark verantworten: Bestellung, Übergaben, Rückgaben, Schadensfälle, Rechnungsprüfung
• Sicherheitsbeauftragte Funktion ausüben und Ansprechpartner für externe Sicherheitsfachkraft sein
• Firmeneigene Mobiltelefone und IT‑nahe Arbeitsmittel verwalten
• An Terminen mit dem externen Datenschutzbeauftragten teilnehmen und bei Ad‑hoc‑ bzw. Sonderthemen unterstützen

Erforderliche Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in der Assistenz
• Ausgeprägtes Organisationstalent: strukturiert, selbstständig und immer einen Schritt voraus
• Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Word, Excel und PowerPoint
• Freude daran, Dinge zu koordinieren, zu optimieren und kreativ mitzudenken, besonders bei Events
• Souveränität und Überblick auch bei vielen parallel laufenden Themen

Wünschenswerte Qualifikationen

• IT‑Affinität und sicherer Umgang mit digitalen Tools und IT‑nahen Arbeitsmitteln
• Englischkenntnisse für internationale Dienstleister, Gäste und Unterlagen
• Vorerfahrung in der direkten Unterstützung von Geschäftsführung oder Management
• Erfahrung mit Reise‑ und Reisekostentools
• Erfahrung in der Organisation von Firmenveranstaltungen, Off‑Sits oder Workshops
• Grundverständnis für DSGVO und Datenschutzprozesse
• Erste Berührungspunkte mit Fuhrparkmanagement oder Dienstleistersteuerung

Unsere Benefits

• Mitarbeiterkapitalbeteiligung
• Flexible Arbeitszeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Firmenfahrrad
• Mitarbeiterdarlehen
• Moderne Arbeitsmittel
• Verpflegung & Essenszuschuss
• Weiterbildung
• Mitarbeiterrabatte
• Veranstaltungen & Firmenfeiern

Klingt das nach der richtigen Herausforderung für dich?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.