Office Manager / Executive Assistant /m/w/d)

Zur Verstärkung unseres suchen wir eine Executive Assistant / Office Manager (m/w/d) , die Professionalität, Struktur und Serviceorientierung mit einem hohen Qualitätsanspruch verbindet.

Aufgaben

Sie sind die zentrale organisatorische Schnittstelle unseres Hauses. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büro – vorausschauend, diskret und mit einem Blick fürs Detail.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, unterstützen unsere Teams und repräsentieren Captiva nach außen mit Souveränität.

Ihre Aufgaben im Detail:

• Organisation und Sicherstellung eines professionellen Büroalltags
• Unterstützung der Geschäftsführung (Terminplanung, Reiseorganisation, Reisekosten, Vorbereitung von Meetings)
• Koordination von Investorenterminen und externen Partnern
• Rechnungsprüfung in Zusammenarbeit mit Finance
• Post- und Dokumentenmanagement inkl. strukturierter Archivierung
• Lieferantenmanagement und Bestellwesen
• Organisation von Events, Messebesuchen und internen Terminen
• Unterstützung bei Präsentationen und administrativen Projekten
• Verwaltung von Firmenwagen, Mobiltelefonen und Hardware
• Sicherstellung eines gepflegten und repräsentativen Erscheinungsbildes der Büro- und Außenbereiche

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare kaufmännische Weiterbildung
• Erste Berufserfahrung als Assistenz oder im Office Management in einem dynamischen Umfeld sind wünschenswert
• Selbständige, strukturierte, lösungsorientierte und präzise Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative und Kommunikationsstärke in Wort und Schrift
• Souveränes, gepflegtes und verbindliches AuftretenSehr gute Kenntnisse in MS-Office

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Kurze Wege, klare Kommunikation, echte Verantwortung
• Eine hochwertige, professionelle Arbeitsumgebung
• Ein Team mit Anspruch, aber ohne Allüren
• Raum für Eigeninitiative und Mitgestaltung
• Langfristige Perspektive in einem stabilen, erfolgreichen Unternehmen

Wir suchen keine reine Assistenz im Hintergrund. Wir suchen eine Persönlichkeit, die mitdenkt, mitgestaltet und Verantwortung übernimmt.

Sie haben Interesse? Dann freuen wir uns sehr über Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellung.

Ansprechpartnerin: Manuela Miß