Office Manager (f/m/x)

Office Management – Organisation & Struktur (Schwerpunkt)

• Du verantwortest die reibungslose Organisation unseres Office-Alltags
• Du koordinierst externe Dienstleister und steuerst den Einkauf
• Du übernimmst das Vertragsmanagement (z. B. Mobilfunk, Leasing, Versicherungen)
• Du betreust das Fuhrparkmanagement
• Du organisierst Meetings, Workshops und interne Veranstaltungen
• Du übernimmst das Travel Management inkl. Reisekostenabrechnungen

Kurz gesagt: Du hältst unserem Team organisatorisch den Rücken frei und entwickelst unsere administrativen Strukturen weiter.

• Du verantwortest das Billing (Rechnungserstellung, -prüfung und -nachverfolgung)
• Du unterstützt in der vorbereitenden Finanzbuchhaltung in Abstimmung mit Steuerbüro und Konzernbuchhaltung
• Du wirkst beim Reporting und bei kaufmännischen Auswertungen mit

Prozesse, Digitalisierung & Projekte

• Du analysierst und optimierst administrative Prozesse
• Du wirkst bei der Einführung oder Weiterentwicklung von Tools mit (z. B. ERP, digitales Rechnungsmanagement)
• Du treibst die Digitalisierung unserer Dokumenten- und Ablagestrukturen voran
• Du arbeitest an bereichsübergreifenden sowie konzernweiten Projekten mit
• Perspektivisch übernimmst Du mehr Verantwortung im Bereich Finance & Admin

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau o. Ä.)
• Erste Erfahrung im Office Management oder in einer kaufmännischen Funktion – motivierte Berufseinsteiger sind ebenfalls willkommen
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Organisationsstärke und Freude daran, Dinge sauber aufzusetzen
• Zahlenaffinität und Interesse an kaufmännischen Prozessen
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Hands-on-Mentalität und Teamgeist

Das erwartet Dich

• Eine verantwortungsvolle Rolle mit viel Gestaltungsspielraum
• Internationale Zusammenarbeit innerhalb von Acuity Analytics
• Kurze Entscheidungswege und direkte Kommunikation
• Ein modernes, technologiegetriebenes Umfeld