Order Management Specialist Export & Zoll (m/w/d)

Du wickelst internationale Aufträge nicht nur ab – Du bringst sie zollrechtlich über die Grenze.

Für ein international tätiges Unternehmen der ästhetischen Medizin suchen wir Dich in unbefristeter Direktanstellung am Standort Frankfurt am Main. Von hier aus wird das Distributionsgeschäft für die Region EMEA gesteuert. Du verantwortest die Outbound-Auftragsabwicklung für Affiliates und Distributionspartner: von der Auftragsanlage in SAP über die Transportorganisation bis zur Fakturierung – inklusive aller Ausfuhr- und Präferenzdokumente, die Du eigenständig erstellst. Die Produkte sind temperaturkontrolliert und GDP-relevant, deine Dokumentation ist entsprechend auditfest. Wenn Du Export und Zoll nicht an Dienstleister abgibst, sondern selbst machst, findest Du hier eine Rolle mit vollem Prozesszugriff.

Deine Aufgaben:

• Fristgerechte Abwicklung von Kundenaufträgen internationaler Affiliates und Distributionspartner – von der SAP-Auftragsanlage über Retouren und Reklamationen bis zur Fakturierung
• Eigenständige Erstellung der Ausfuhranmeldung (ABD) über ATLAS und Prüfung der Ausfuhrbegleitdokumente
• Ausstellung von Ursprungszeugnissen sowie EUR.1 und EUR-MED inklusive Durchführung der zugehörigen Präferenzkalkulation
• Einordnung von Waren nach TARIC und Sicherstellung einer zoll-, export- und außenwirtschaftsrechtlich korrekten Abwicklung
• Erstellung der Versand- und Handelsdokumente in SAP: Packliste, Lieferschein, Rechnung
• Organisation internationaler Transporte, Abstimmung mit Spediteuren, Forwardern und Carriern sowie Prüfung von Frachtkosten im Systemworkflow
• Sicherstellung termingerechter Lieferungen unter Berücksichtigung von Verfügbarkeiten, ökonomischen Bestellmengen und GDP-Anforderungen für temperaturkontrollierte Sendungen
• Steuerung von Bestellmengen und Einhaltung relevanter Buchungs- und Periodenfristen
• Pflege von Kunden-, Material- und Preisdaten in SAP
• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder zu Auftragsstatus und Produktverfügbarkeit
• Aktive Unterstützung bei Produktregistrierungen, Rückholaktionen und Audits

Was Du für diese Rolle mitbringst:

• Berufspraxis in der Exportabwicklung und im Order Management: Du hast Ausfuhranmeldungen, Ursprungs- und Präferenznachweise selbst erstellt und nicht überwiegend über Zollagenten abwickeln lassen
• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung – zum Beispiel Industriekauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Groß- und Außenhandelsmanagement, Kauffrau/-mann für Spedition und Logistikdienstleistung – oder vergleichbar erworbene Kenntnisse
• Sichere Anwendung von ATLAS, Kenntnisse in der TARIC-Codierung, im Präferenzrecht und in den Incoterms
• Gute Kenntnisse in den Abläufen der Auftrags- und Reklamationsbearbeitung
• Erfahrung mit temperaturkontrollierten Sendungen bzw. im GDP-Umfeld oder aus einem anderen regulierten Versandumfeld, etwa Medizintechnik, Diagnostik, Kosmetik, Chemie oder Gefahrgut
• Routine in der Zusammenarbeit mit Spediteuren, Forwardern, Carriern – ob von Verlader- oder Dienstleisterseite
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift für die tägliche Kommunikation mit internationalen Affiliates, Partnern und Dienstleistern

Was Dich erwartet:

• Unbefristete Festanstellung direkt beim Unternehmen – wir vermitteln, Dein Arbeitsvertrag läuft mit dem Unternehmen
• Arbeitszeit, die zu Deinem Alltag passt: 39-Stunden-Woche mit Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit sowie zwei Tage mobiles Arbeiten pro Woche
• Vollverantwortung für den Outbound-Prozess in einer Hand statt fragmentierter Teilaufgaben – Auftrag, Transport, Zolldokumente und Faktura laufen über Deinen Schreibtisch
• Zentraler Standort in Frankfurt am Main , sehr gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar.

Die Rahmenbedingungen:

• Arbeitsort: Frankfurt am Main
• Arbeitszeit: 39 h/Woche
• Arbeitsmodell: Hybrid - 3 Tage Büro, 2 Tage mobiles Arbeiten pro Woche, Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit
• Vertragsart: Unbefristete Direktanstellung beim Unternehmen

Bei HOX kannst Du Dir sicher sein, dass Dein Lebenslauf verstanden wird und Du als Individuum wahrgenommen wirst. Mit der Kombination aus eigener Berufserfahrung im Life-Science-Umfeld und umfassendem HR-Wissen sind wir ein kompetenter und vor allem ehrlicher Partner bei der Erreichung Deiner beruflichen Ziele.