PMO Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Seit über 27 Jahren sind wir eine feste Größe im E-Commerce für Vitamine & Nahrungsergänzungsmittel. Etabliert, aber nicht behäbig: Bei Vitabay gibt es kurze Wege, schnelle Entscheidungen und echten Gestaltungsspielraum.

Über eigene Shops und internationale Marktplätze erreichen wir Kundinnen und Kunden weltweit. Jetzt suchen wir eine Hands-on-Persönlichkeit, die der Geschäftsführung den Rücken freihält und unsere unternehmensweiten Projekte koordiniert. An unserem Standort in Hürth arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst gleichzeitig die Koordination unserer internen Projekte. Eine Schnittstellenrolle mit viel Gestaltungsspielraum!

Das erwartet dich:

• Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft – von der Priorisierung eingehender Anfragen bis zur Vor- und Nachbereitung wichtiger Themen
• Du organisierst interne und externe Termine, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung
• Du bereitest Präsentationen, Protokolle und Unterlagen für Meetings mit Führungskräften und Partnern vor und nach
• Du koordinierst unternehmensweit alle laufenden Projekte und behältst Fortschritt und Status im Blick
• Du führst Projekt-Meetings, moderierst Diskussionen und sorgst für klare Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Follow-ups
• Du erstellst regelmäßige Status-Updates und Reportings für die Geschäftsführung und die beteiligten Fachbereiche
• Du behältst Zeitpläne, Budgets und Meilensteine im Blick und eskalierst frühzeitig an die Verantwortlichen, wenn ein Projekt ins Stocken gerät
• Du organisierst unsere Firmenevents – vom Sommerfest bis zur Weihnachtsfeier und kümmerst dich um den Bürobedarf, um unser Büro am Laufen zu halten
• Du bist zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Projektteams und Fachabteilungen

Das bringst du mit:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft oder Wirtschaftswissenschaften
• 3-5 Jahre Berufserfahrung im PMO-/Projektumfeld und/oder in der Assistenz der Geschäftsführung
• Du bist ein Organisationstalent, arbeitest selbstständig und vorausschauend und behandelst vertrauliche Themen diskret
• Du liebst es, Strukturen zu schaffen, und behältst auch dann den Überblick, wenn es mal turbulent wird
• Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch und hast ein verbindliches Auftreten gegenüber unterschiedlichen Stakeholdern
• Du gehst routiniert mit Microsoft M365 (Outlook, Teams, PowerPoint) sowie Projektmanagement-Tools (z. B. Asana, Trello oder MS Planner) um

Das haben wir zu bieten:

• Du bist ganz nah dran: an der Geschäftsführung, an Entscheidungen und an allem, was das Unternehmen bewegt, und darfst mitgestalten, statt nur zu organisieren
• 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten mit Homeoffice-Anteil (hybrides Arbeitsmodell)
• Mitarbeiter-Gutscheine für das gesamte Vitabay-Sortiment
• Zugang zu Corporate Benefits mit Rabatten bei zahlreichen Partnern
• Individuelles Weiterbildungsbudget für deine persönliche und fachliche Entwicklung
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Obst und Getränke nennen wir nur, weil's stimmt – nicht, weil wir glauben, dass es dich umhaut

Klingt nach dir? Wir freuen uns auf deine Bewerbung!