Project Manager Events (m|w|d)

Stellenbeschreibung:

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Der FC Bayern München ist einer der erfolgreichsten Fußballclubs der Welt und steht auch abseits des Fußballplatzes für Stabilität, Nachhaltigkeit, Erfolg und Qualität. Zur Verstärkung unserer Abteilung Events, Kids & Teens Marketing suchen wir an unserem Standort München ab sofort einen Project Manager Events (m|w|d) in Vollzeit.

Deine Aufgaben

Eventplanung & Projektumsetzung

Unterstützung bei Eventkonzeption sowie Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung
Eigenständige Umsetzung kleinerer Veranstaltungen und definierter Teilprojekte größerer Veranstaltungen
Koordination interner und externer Teams, zum Beispiel aus den Bereichen Technik, Catering und Agenturen
Enge Abstimmung mit dem Senior Project Management und der Abteilungsleitung
Erstellung und Pflege von Projektplänen, Ablaufplänen, Checklisten und Entscheidungsvorlagen
Sicherstellung strukturierter Informationsflüsse und einer zuverlässigen Aufgabenverfolgung innerhalb der Projekte

Budget- & Vertragsmanagement

Mitwirkung bei der Budgetplanung und -kontrolle
Überwachung definierter Kostenpositionen und frühzeitige Kommunikation möglicher Abweichungen
Einholung und Vergleich von Angeboten
Vorbereitung von Vertragsunterlagen in Abstimmung mit dem Senior Project Management und der Abteilungsleitung
Koordination der Abstimmung mit Agenturen, Dienstleistern und weiteren externen Partnern

Kommunikation & Stakeholder-Management

Abstimmung mit internen und externen Schnittstellen
Kommunikation mit Partnern, Dienstleistern und weiteren Projektbeteiligten
Unterstützung bei der Pflege professioneller und nachhaltiger Partner- und Dienstleisterbeziehungen
Sicherstellung eines verbindlichen und professionellen Informationsflusses innerhalb der Projekte
Unterstützung bei der Koordination unterschiedlicher Interessen und Erwartungen im Projektverlauf

Teilnehmer- & Gästemanagement

Organisation der Online-Registrierung und Unterstützung bei der Erstellung und Umsetzung von Mailings
Betreuung der Teilnehmer und Gäste vor Ort
Unterstützung bei der Betreuung von VIP-Gästen an Heimspieltagen
Abstimmung und Koordination relevanter Informationen und Abläufe im Teilnehmer- und Gästemanagement

Qualität, Sicherheit & Evaluation

Unterstützung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Veranstaltungsablaufs gemäß CI und Projektzielen
Mitwirkung bei der Umsetzung von Risiko- und Sicherheitsvorgaben
Koordination und Nachverfolgung operativer Maßnahmen vor, während und nach Veranstaltungen
Dokumentation von Projekten und Unterstützung bei der strukturierten Nachbereitung
Erfassung von Optimierungspotenzialen sowie Ableitung und Umsetzung entsprechender Maßnahmen

Administrative & operative Aufgaben

Pflege und Weiterentwicklung von Tools zur Teilnehmersteuerung und Projektorganisation
Erstellung von Statistiken, Auswertungen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
Unterstützung bei Marktanalysen und administrativen Aufgaben
Mitarbeit bei internen Projekten und bereichsübergreifender Zusammenarbeit

Dein Profil

Abgeschlossenes Studium im Eventmanagement, Kommunikation, Marketing, BWL oder vergleichbare Ausbildung
2-4 Jahre Berufserfahrung in eigenständiger Koordination von Event(-teil)projekten sowie in Zusammenarbeit mit Agenturen, Dienstleistern und internen Schnittstellen
Erfahrung in der eigenständigen Planung und Umsetzung kleinerer Veranstaltungen sowie in der operativen Mitarbeit bei größeren oder komplexeren Events
Idealerweise Erfahrung mit Präsenz-, Hybrid- und/oder Digital-Events
Gute Kenntnisse im Teilnehmer- und Gästemanagement inklusive DSGVO
Gute Kenntnisse im Projektmanagement sowie in der Anwendung gängiger Projektmanagementmethoden und -tools
Sicherer Umgang mit Projektplänen, Timings, Aufgabenverfolgung, Checklisten und Statusberichten
Stark in Organisation, Kommunikation und Text - schriftlich wie mündlich
Eigenverantwortlich, qualitätsbewusst, flexibel und belastbar
Professionelles Auftreten und ausgeprägtes Organisationstalent
Teamplayer mit Hands-on-Mentalität, schneller Auffassungsgabe und hoher Zuverlässigkeit
Sicherer und verbindlicher Umgang mit internen und externen Stakeholdern
Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere PowerPoint und Excel