Sachbearbeiter*in - Störannahme (m/w/d)

Universitätsklinikum HeidelbergHeidelberg

Stellenbeschreibung:

zum nächstmöglichen Zeitpunkt an der Klinik Technik Gesellschaft am Universitätsklinikum Heidelberg mbH (KTG) für den Geschäftsbereich Campus-Infrastruktur-Management (CIM) in der Abteilung Kaufmännisches Gebäudemanagement gesucht.

Die Klinik Technik GmbH – 100%ige Tochter des Universitätsklinikums Heidelberg – sorgt hinter den Kulissen für reibungslose Abläufe. Sie ist Teil des Geschäftsbereichs Campus-Infrastruktur-Management, welcher zentral den gesamten Lebenszyklus von der Idee über die Planung, den Bau und den Betrieb bis zum Abriss von Gebäuden und Anlagen verantwortet.

Die technische Grundversorgung des Klinikgeländes mit Wärme, Klima, Wasser, Strom, Aufzüge oder auch Notstrom sowie zahlreiche weitere Anlagen übernimmt hier die Klinik Technik GmbH mit rund 280 Mitarbeitenden. Mit modernem Qualitätsmanagement, kontinuierlichen Verbesserungsprozessen und einer klaren Serviceorientierung sorgt sie dafür, dass Technik nahtlos funktioniert und Technik für Patienten und Personal zuverlässig zur Verfügung steht.

Ihre Mission

Störungsmeldungen koordinieren: Annahme, Priorisierung und Weiterleitung von Stör- und Schadensmeldungen im Bereich Haus- und Betriebstechnik
Digitale Auftragssteuerung: Erfassung und Pflege von Instandhaltungsaufträgen im System (SAP‑PM) – die zuständigen Werkstätten werden automatisch berücksichtigt
Schnelle Reaktionswege: Weitergabe dringender Meldungen an Meister, Stellvertretungen oder beteiligte Kolleg*innen
Transparenz schaffen: Rückmeldung an Nutzer*innen über den aktuellen Bearbeitungsstand
Dokumentation sicherstellen: Pflege abgeschlossener Aufträge inkl. Kontierung und Zuordnung zu technischen Objekten
Planung unterstützen: Abstimmung geplanter Maßnahmen mit den Werkstätten
Material organisieren: Bestellung von benötigten Materialien nach Vorgabe
Dienstleister koordinieren: Beauftragung externer Firmen nach Rücksprache mit den Werkstattmeistern

Alle Vorgänge werden im SAP‑PM-System dokumentiert – eine Einarbeitung erfolgt selbstverständlich.

Bestens aufgestellt: Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokaufmann / Bürokauffrau, Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement) oder vergleichbare Qualifikation
Technisches Grundverständnis oder die Bereitschaft, sich einzuarbeiten
Erfahrung in Störannahme, Servicecenter oder Callcenter von Vorteil
SAP‑Kenntnisse wünschenswert, aber nicht zwingend
Freundliches, souveränes Auftreten und hohe Serviceorientierung
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise