Office Assistant

Jobbeschreibung Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die mit Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und einem Blick fürs Detail sowohl im Frontoffice als auch im Backoffice überzeugt. Als Office Assistant bist Du das Gesicht unseres Leipziger Büros und sorgst dafür, dass sich Kund:innen, Gäste und Kolleg:innen vom ersten Moment an willkommen fühlen. Gleichzeitig stellst Du sicher, dass alles reibungslos läuft und das Arbeitsumfeld für das Team optimal organisiert ist. Als Office Assistant bist Du die erste Anlaufstelle für Besucher:innen und spielst eine zentrale Rolle dabei, das Büro einladend und gut organisiert zu gestalten. Deine Aufgaben umfassen: Frontoffice: Empfang & KommunikationEmpfang von Gästen und Kolleg:innenEntgegennahme eingehender Anrufe und E-Mails, die an unsere allgemeine Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse gerichtet sindBearbeitung eingehender und ausgehender Post sowie PaketePflege der Büroausstattung, einschließlich Kaffeemaschine, Getränke und allgemeiner OrdnungKoordination lokaler Dienstleister, z. B. Reinigung, Gebäudemanagement usw.Unterstützung bei internen Veranstaltungen und Teambuilding-Aktivitäten (z. B. Kanus für einen Teamausflug mieten, Locations buchen)Unterstützung bei der Erstellung von Arbeits-/Büro-RichtlinienUnterstützung bei der Rechnungsbearbeitung und Bestellungen Backoffice: Administrative UnterstützungUnterstützung bei Back-Office-Aufgaben und administrativen TätigkeitenMitwirkung bei Payroll, HR-Administration und MobilitätMitarbeit an kleineren Projekten und Sonderaufgaben Als Teil des internationalen HR & Support Teams bist Du die gute Seele unseres Leipziger Büros und sorgst dafür, dass unsere Security Experts sich voll und ganz auf den Schutz unserer Kund:innen und deren sichere digitale Reise konzentrieren können. Was kannst Du von uns erwarten? VertragDu erhältst einen unbefristeten Vollzeitvertrag (40 Std.) und 30 Urlaubstage. Als Office Assistant brauchen wir Dich natürlich vor Ort im Büro. Daher ist diese Position ein Onsite-Job in unserem brandneuen Büro auf der Alten Messe in Leipzig. TeamRespekt und Wertschätzung sind uns wichtig – sowohl beruflich als auch persönlich. Die beste Möglichkeit, Deine über 275 Kolleg:innen aus den Niederlanden, Deutschland, Österreich, Belgien und Schweden kennenzulernen, ist die Teilnahme an unseren zahlreichen Aktivitäten, z. B. einem Ausflug in den Freizeitpark. AusstattungDu bekommst ein modernes MacBook und ein iPhone. In unseren Büros gibt es höhenverstellbare Schreibtische und unser CEO stattet uns gerne mit Merchandise aus. MobilitätFür Deinen Arbeitsweg erhältst Du entweder ein Deutschlandticket oder ein JobRad – Du entscheidest. Und sonst so...Nein, der Obstkorb im Büro ist für uns kein Benefit, sondern selbstverständlich – genauso wie Kaffee, Tee und Limo. Vorausgesetzt natürlich, Du kümmerst Dich um die Bestellung. ;-) Stellenanforderungen Das Wichtigste für uns ist, dass Du gut ins Team passt und Lust hast, Northwave mitzugestalten und weiterzuentwickeln. Natürlich gibt es auch ein paar fachliche Anforderungen für diese Position:Du hast Erfahrung in einer Rolle als Office Assistant oder in einer vergleichbaren Position. Du solltest mit den gängigen Microsoft Office-Anwendungen vertraut sein und keine Scheu haben, Aufgaben zu übernehmen. Eine Hands-on-Mentalität ist genau das, was wir suchen. Du arbeitest selbstständig und strukturiert. Du sprichst fließend Deutsch und Englisch. Und am allerwichtigsten: Du hast Spaß daran, mit einer inspirierenden Gruppe von Cyber-Security-Enthusiast:innen zusammenzuarbeiten. Kurz zusammengefasst:Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare QualifikationErfahrung im Office Management, Event Management, o.ä.Freundliches, professionelles Auftreten und ausgeprägte ServiceorientierungStrukturierte, zuverlässige und eigenständige ArbeitsweiseSicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)Sehr gute Deutsch- und EnglischkenntnisseDiskretion, Teamfähigkeit und Organisationstalent Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.Mehr über das Arbeiten bei Northwave erfährst Du hier:https://northwave-cybersecurity.com/career