Personal Assistant (w/m/d)

Wir suchen eine engagierte Assistenz, die unser Vorstandsteam sowie unsere Executive Assistenz im Tagesgeschäft zuverlässig unterstützt. Wenn du gerne organisierst, vorausschauend arbeitest und ein professionelles Umfeld suchst, in dem Teamgeist und Struktur wichtig sind, freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Deine Aufgaben:

• Unterstützung der Executive Assistenz bei organisatorischen Tätigkeiten und administrativen Abläufen
• Administrative Unterstützung im Vorstandsumfeld, inklusive Koordination von Terminen, Kalenderpflege und Vorbereitung kleinerer Besprechungen
• Vorbereitung von Unterlagen, Recherchen und Zuarbeiten für Meetings
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von internen Terminen, inklusive Agenda‑Erstellung, Dokumentenmanagement und Follow‑up‑Übersichten
• Organisation von Reisen (national und international) inklusive Buchungen und Abstimmungen
• Mitwirkung bei internen Events und Meetings (z. B. Logistik, Vorbereitung, Einladungsmanagement)
• Allgemeine Office‑Unterstützung in Zusammenarbeit mit dem Office Management

Du bringst mit:

• Erste Berufserfahrung in einer Assistenz‑, Teamassistenz‑ oder Office‑Management‑Rolle
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Freude an strukturierter Arbeit
• Souveräne Kommunikation sowie freundliches und professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, PowerPoint)
• Hohe Diskretion und Serviceorientierung
• Selbstständige, proaktive Arbeitsweise und Fähigkeit, auch in lebhaften Situationen den Überblick zu behalten
• Sehr gute Deutsch‑ und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein internationales Team mit Kollegen aus über 50 verschiedenen Ländern
• Sozialleistungen wie eine betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen
• 30 Tage Urlaub im Jahr sowie den 24. und 31. Dezember als arbeitsfreie Tage
• Employee Assistance Programme – persönlicher 24/7 Beratungsdienst für alle Mitarbeiter
• Verschiedenste Möglichkeiten für flexibles Arbeiten u.a. diverse Teilzeitmodelle, Gleitzeit
• Weitreichende, sehr flexible Homeoffice-Regelungen
• Möglichkeit der Arbeit aus dem EU-Ausland für bis zu 30 Tage pro Jahr
• Zusätzliche Leistungen wie Sportangebote und kostenlos Obst, Nüsse, Getränke
• Zuschuss zum BVG Ticket sowie ein Lease a Bike-Programm
• Eine informelle Unternehmenskultur – ohne Dresscode und ‚Sie‘
• Eine ausgezeichnete Lernkultur und Möglichkeiten, Ihre Fachkenntnisse stetig zu erweitern
• Leicht erreichbare Büros im Stadtzentrum