Front Office Manager*in / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Overview

Wir suchen dich: Front Office Manager*in / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Du bist ein echtes Organisationstalent mit einer selbstständigen und sorgfältigen Arbeitsweise und verlierst dabei weder den Überblick noch die Nerven? Dann bist du bei uns genau richtig!

Wir von der CELLS Group möchten uns am Standort Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit einem/einer Front Office Manager*in in Vollzeit, der/die auch Aufgaben als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) übernimmt, verstärken. In dieser Doppelfunktion unterstützt du zum einen unser Team und die Geschäftsführung bei administrativen Aufgaben und im operativen Tagesgeschäft und sorgst zum anderen für einen reibungslosen Arbeitsalltag. Dabei bist du eine zentrale Schnitt- und Anlaufstelle für unser Führungsteam und unsere Mitarbeitenden.

Klingt das interessant für dich? Dann werde Teil unseres Teams!

Die CELLS Group ist ein dynamisch wachsendes Immobilienunternehmen mit 50 Beschäftigten an zwei Standorten in Deutschland. Seit mehr als 25 Jahren entwickeln wir als Dienstleister und Partner Value-Add-Investments in innerstädtischen Lagen deutscher Großstädte. Die CELLS schafft nachhaltige Arbeitswelten mit hohem Lebenswert, prägt Stadtbilder und erhöht die Attraktivität von Immobilien.

Aufgaben

Als Front Office Manager*in verantwortest du folgende Aufgaben:

• Koordination des Postein- und -ausgangs
• Erfassung von Rechnungen
• Reisemanagement
• Empfang und Bewirtung von Gästen
• Organisation und Koordination der Meetingräume inkl. Vor- und Nachbereitung der Räume
• Office Management, z.B. Büromaterialbestellung, Getränkebestellungen, Obstkorb etc.
• Unterstützung des Teams bei anfallenden administrativen Aufgaben und im operativen Tagesgeschäft u. a. bei der Ablage und der Terminkoordination (intern/extern) sowie der Vor- und Nachbearbeitung
• Rechnungsmanagement, wie u.a. Rechnungsprüfung und Freigabe

Assistenz der Geschäftsführung (M/W/D)

Dein Tätigkeitsbereich als Assistenz der Geschäftsführung umfasst vor allem:

• Termin- und Kalenderkoordination der Geschäftsführung
• Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Sitzungen und Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
• Bearbeitung der Korrespondenz in deutscher und ggf. englischer Sprache
• Dokumentenmanagement und Ablage
• Überwachung von Fristen und Nachverfolgung offener Punkte
• Unterstützung bei der Optimierung interner Prozesse
• Unterstützung bei der Organisation von Events (Weihnachtsfeier, Sommerfest etc.)

Profil

DAS BRINGST DU MIT

• Eine abgeschlossene kaufmännische bzw. vergleichbare Berufsausbildung z.B. im Hotelmanagement
• Einschlägige Erfahrung im Front Office und/oder als Assistenz
• Dienstleistungsorientiertes Denken und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise
• Ein freundliches und professionelles Auftreten
• Sicherheit im Umgang mit den gängigen EDV- und MS-Office-Anwendungen, insbesondere mit PowerPoint zur Erstellung qualitativ hochwertiger Präsentationen
• Sehr gute Deutsch und mindestens gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Fähigkeit sicher zu kommunizieren und einen professionellen Schriftverkehr zu führen

Was wir uns noch von dir wünschen

Du hast eine freundliche Haltung im Umgang mit Kunden, Vorgesetzten und Kollegen und behältst sämtliche Aufgaben immer im Blick? Du bewahrst Ruhe auch in komplexen Situationen? Als Teamplayer:in pflegst du eine verantwortungsvolle Zusammenarbeit und bringst dich mit Eigeninitiative in ein spannendes Arbeitsumfeld ein? Zudem bist du zuverlässig und loyal.

Trifft das auf dich zu? Dann bist du die ideale Ergänzung für unser CELLS-Team.

Wir bieten

WARUM CELLS?

Wir legen Wert auf eine angenehme und kollegiale Arbeitsatmosphäre und bieten als Arbeitgeber spannende Projekte mit einem großen Gestaltungsspielraum. Freiheit und Verantwortung gehen bei uns Hand in Hand. Wir bieten dir:

• ein herausragendes Arbeitsumfeld mit einem hochmotivierten Team
• eine positive und unterstützende Arbeitskultur
• qualifizierte und engagierte Führungskräfte, die aktiv dein Wachstum fördern
• individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, so dass du dein volles Potenzial entfalten kannst
• ein modern ausgestattetes Büro
• diverse Incentives, die deine Leistung honorieren

Important note
Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

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