Office & Event Coordinator (w/m/d) in Vollzeit

Office & Event Coordinator (w/m/d) in Vollzeit

Deine Aufgaben

Office Management & Facility Management

• Organisation und Steuerung des gesamten Büroalltags (Empfang, Telefonzentrale, Besucherbetreuung)
• Kontaktperson für Kunden, Besucher und externe Ansprechpartner sowie Visitenkarte des Unternehmens nach außen und innen
• Zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende bei allen Office Management Themen
• Unterstützende Mitbetreuung ausgewählter Themen unserer weiteren Standorte in koordinierender Funktion
• Verantwortung für die Büroflächen am Standort München
• Zentrale Ansprechperson für Hausverwaltung, Handwerker und externe Dienstleister
• Koordination von Wartungen, Reparaturen und Reinigungsleistungen
• Organisation und Überwachung von Arbeitssicherheit, Brandschutz, Unterweisungen und Fristen
• Schlüsselverwaltung sowie Sicherstellung von Ordnung in Küchen, Besprechungsräumen und Allgemeinflächen
• Serviceorientierter Umgang mit Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern

Eventmanagement (intern & extern)

• Planung, Organisation und Betreuung interner Mitarbeiterevents (z. B. Wiesn, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, Geburtstagsrunden)
• Organisation von Kundenevents am Standort München (ca. 3–4 pro Jahr) inklusive Einladungsmanagement
• Unterstützung bei der Organisation von Kundenevents an weiteren Standorten (keine Vor-Ort-Betreuung)

Einkauf & Beschaffung

• Betreuung von Lieferanten-, Rahmen- und Dienstleistungsverträgen
• Einkauf und Bestandsmanagement von Büromaterialien und Verbrauchsgütern inkl. vorausschauender Bedarfsplanung
• Fuhrparkmanagement (Leasing, Versicherungen, Kilometerstände, Wartungskoordination)
• Betreuung von Telekom-, Betriebs- und Haftpflichtversicherungen
• Rechnungskontrolle und standortbezogene Einkaufskoordination
• Verantwortung für Kreditkartenabrechnungen (Geschäftsführung und Office Management) sowie Schnittstelle zur Buchhaltung
• Kassenführung und Abwicklung bargeldrelevanter Vorgänge in Abstimmung mit der Buchhaltung

Administration & Organisation

• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Einrichtung neuer Arbeitsplätze in Zusammenarbeit mit HR und IT
• Post-, Versand- und Kurierkoordination
• Pflege und Strukturierung von Kontakt- und Organisationsdaten
• Unterstützung bei Archivierung, Jubiläen, Mitarbeitergeschenken und interner Kommunikation

IT- & Schnittstellenkoordination

• Koordination mit externem IT-Dienstleister bei On- und Offboarding
• Pflege von IT-Inventar, Berechtigungen, Verteilern und Organisationshilfen, Unterstützung bei der Administration von Software- und Lizenzthemen in Absprache mit IT-Dienstleister

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, z. B. im Office-, Kanzlei-, Beratungs-, Hotel- oder Verwaltungsumfeld
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, idealerweise mit Event- oder Facility-Bezug
• Sehr selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hands-on-Mentalität mit Blick für effiziente Prozesse und Optimierung
• Wirtschaftliches Denken, ausgeprägte Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, sich in Themen wie Arbeitssicherheit und Brandschutz einzuarbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse