Office Operations Manager F/M

Du sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert – von Administration über HR bis hin zur Unterstützung der Geschäftsleitung. Du bist zentrale Schnittstelle und Organisationstalent zugleich.

Deine Aufgaben

Office Management & Administration

• Steuerung des gesamten Büroalltags und der administrativen Abläufe
• Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und externen Dienstleistern
• Schnittstelle zu Buchhaltung, Steuerberatung und Payroll

Finance & Accounting Support

• Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
• Kontrolle und Nachverfolgung von Rechnungen sowie Ausgaben
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen

HR Administration

• Betreuung des gesamten Employee Lifecycles (Onboarding bis Offboarding)
• Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten
• Zusammenarbeit mit HR und externen Payroll-Dienstleistern

Koordination & Management Support

• Ansprechpartner:in für interne Teams in administrativen Themen
• Organisation von Meetings, Reisen und internen Prozessen
• Unterstützung der Geschäftsleitung und Business Development Manager im Tagesgeschäft

Prozessoptimierung

• Arbeit mit ERP-Systemen, HR-Tools und Excel
• Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung interner Abläufe