Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich)

Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung & Administration (kaufmännischer Bereich)

Umfang

Vollzeit

Standort

Hamburg

Beginn

ab sofort

Die OKTAN Gruppe mit Sitz in Hamburg ist eines der führenden deutschen Mineralölhandelshäuser. Unsere Unabhängigkeit und unsere Marktpräsenz als großer Einkäufer versetzen uns in die Lage, unsere Kunden in ganz Deutschland flexibel, zu optimalen Konditionen mit Kraftstoffen und Heizöl zu versorgen. Mit unseren leistungsstarken Tochtergesellschaften und Beteiligungen bilden wir eine dynamisch wachsende Unternehmensgruppe, die die gesamte Palette des Mineralölgeschäfts abdeckt. Das Kraft- und Brennstoffgeschäft ist ein wichtiges Standbein unseres Unternehmens. Neben dem Betrieb eigener Tankstellen bieten wir freien Tankstellen, im Rahmen unseres Partnerschaftsprogramms, umfassende Dienstleistungen an.

Aufgabenbereich:

• Zentrale Mail- & Kalenderorganisation: Sie sichten und priorisieren den Posteingang des kaufmännischen Leiters, koordinieren Termine vorausschauend und stellen eine reibungslose Zeitplanung sicher.
• Fuhrparkmanagement: Sie verwalten unseren firmeneigenen Fahrzeugbestand. Dies umfasst die Koordination von Werkstattterminen, Hauptuntersuchungen und Inspektionen, die Überwachung der Kfz-Versicherungen sowie die Abwicklung von Schadensfällen.
• Betreuung Arbeitssicherheit: Sie unterstützen bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben, führen notwendige Dokumentationen und fungieren als Schnittstelle zu externen Fachkräften für Arbeitssicherheit.
• Kaufmännische & Personelle Assistenz: Sie arbeiten dem kaufmännischen Leiter bei der Datenaufbereitung zu und unterstützen die Personalleitung administrativ.
• Klassische Sekretariatsaufgaben: Sie erledigen den allgemeinen Schriftverkehr, führen eine strukturierte Ablage und erstellen Protokolle sowie Präsentationen.

Wir wünschen uns von Ihnen:

• Qualifikation: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann).
• Erfahrung: Fundierte Kenntnisse in einer vergleichbaren Assistenzfunktion; erste Erfahrungen in der Verwaltung von Fahrzeugbeständen oder im Bereich Arbeitssicherheit sind von Vorteil.
• Organisationstalent: Sie können Anforderungen von drei verschiedenen Ansprechpartnern effizient koordinieren und setzen dabei klare Prioritäten.
• Diskretion: Ein absolut vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Geschäfts- und Personaldaten ist für Sie selbstverständlich.
• IT-Kompetenz: Sie sind sicher in der Anwendung des MS-Office-Pakets (insbesondere Outlook und Excel).

Wir bieten Ihnen:

Vielfältige Aufgaben in einer zukunftsorientierten Branche mit Gestaltungsspielraum und Perspektiven warten auf Sie.

Darüber hinaus bieten wir:

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit attraktiver Vergütung
• flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• zielgerichtete individuelle Weiterbildungsmaßnahmen
• regelmäßige Mitarbeitergespräche
• offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und direkten Kommunikationswegen
• Zuschuss zum HVV-Profiticket bzw. Deutschlandticket
• vermögenswirksame Leistungen
• JobRad
• Gesundheitsförderung durch Firmenfitness (EGYM), betrieblicher Krankenzusatzversicherung und digitalem Gesundheitscoach
• Zuschuss zum Mittagsessen via Edenred-Gutschein
• Betriebliche Unfallversicherung
• modernste EDV und Kommunikationsausstattung