Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d)

Arbeitgeber: Lilli Property Group GmbH & Co. KG

• Homeoffice möglich

Die Lilli Property Group ist ein Familienunternehmen in zweiter Generation mit Sitz in Lahntal bei Marburg. Mit einem Portfolio von über 800.000 m² Grundstücksfläche realisieren wir bundesweit komplexe Immobilienprojekte – von der Erschließung über die Vermarktung bis zur Verwaltung. Was uns von anderen unterscheidet: Wir lösen Probleme, die andere scheuen.

Anstellungsart

Vollzeit, Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung

unbefristet

Ihre Aufgaben

Executive Support & Reisemanagement

• Eigenverantwortliche Planung, Buchung und Abwicklung nationaler und internationaler Geschäftsreisen (Flüge, Business Class / Private Aviation, Hotellerie auf 5‑Sterne‑Niveau, Transfers, Visaangelegenheiten)
• Erstellung vollständiger Reisemappen inkl. Briefings, Ortsanalysen, Restaurantreservierungen und Notfallkontakten
• Koordination von VIP-Arrangements – Chauffeurservice, exklusive Unterkünfte, Sportwagentransport, Concierge‑Dienstleistungen
• Management von Zeitzonenüberschneidungen, Last‑Minute‑Änderungen und komplexen Logistikszenarien
• Proaktive Führung und Priorisierung des GF‑Kalenders – Terminkonflikte lösen, Puffer einplanen, Qualität sichern
• Triage und Erstbearbeitung eingehender Korrespondenz (E‑Mail, Telefon, postalisch) auf Deutsch und Englisch
• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings: Agenden, Protokolle, Follow‑ups, Beschlusscontrolling
• Schnittstelle zu nationalen und internationalen Partnern, Investoren, Anwälten und Behörden

Strategie & Projekte

• Erstellung hochwertiger Entscheidungsvorlagen, Executive Summaries, Präsentationen und Marktübersichten
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Vertragsverhandlungen, Due‑Diligence‑Prozessen und Investoren‑Briefings
• Recherche und Aufbereitung von Markt‑, Standort‑ und Wettbewerbsanalysen
• Pflege vertraulicher Unterlagen, Vertragsarchive und immobilienbezogener Stammdaten
• Koordination und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte und Fristen

Persönliches & Lifestyle‑Management

• Organisation privater Reisen, Familienveranstaltungen und besonderer Anlässe auf internationalem Niveau
• Buchung und Koordination exklusiver Erlebnisse: Restaurantreservierungen, Kulturveranstaltungen, Wellness, Sport
• Diskreter Umgang mit sensiblen persönlichen Angelegenheiten des Geschäftsführers

Fachlich

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium – idealerweise im Bereich Immobilien, Hotellerie, BWL, Touristik oder Fremdsprachen; Quereinsteiger mit nachweislicher EA‑Erfahrung willkommen
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Chief of Staff oder in vergleichbarer Vertrauensposition auf C‑Level
• Nachweisliche Erfahrung in der Organisation komplexer internationaler Reisen und VIP‑Logistik
• Fester Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook); Kenntnisse in immobilienspezifischer Software von Vorteil
• Sehr gutes Englisch in Wort und Schrift (C1+); weitere Fremdsprachen (Arabisch, Französisch, Spanisch) ein klares Plus

Persönlich

• Absolute Diskretion und höchste Vertrauenswürdigkeit – auch unter Zeitdruck und in sensiblen Situationen
• Souveränes, gepflegtes Auftreten in internationalen und hochrangigen Umgebungen
• Proaktive, antizipative Arbeitsweise: Sie denken drei Schritte voraus und agieren, bevor Probleme entstehen
• Ausgeprägte Eigeninitiative, Entscheidungsfreude und Gelassenheit in turbulenten Momenten
• Flexibilität und Bereitschaft zu unregelmäßigen Arbeitszeiten sowie kurzfristigen Reisen
• Perfektionismus bei Details, ohne den Blick für das Gesamtbild zu verlieren
• Freundliches, verbindliches Wesen mit dem Instinkt, stets die richtigen Menschen zur richtigen Zeit zusammenzubringen

Was wir bieten

• Eine Schlüsselrolle mit echtem Einfluss: Sie sind die engste Vertrauensperson der Geschäftsführung
• Internationale Reisetätigkeit – Sie begleiten die GF auf Geschäftsreisen und erleben Projekte vor Ort
• Wettbewerbsfähiges Gehalt, das Ihre Qualifikation und Erfahrung widerspiegelt – ohne künstliche Obergrenzen
• Bonusstruktur, die herausragende Leistung honoriert
• Dienstwagenregelung oder Mobilitätsbudget nach Vereinbarung
• Modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und echter Mitgestaltungsmöglichkeit
• Hybrides Arbeiten: Büro in Lahntal plus Homeoffice‑Anteil nach Absprache
• Zugang zu einem einzigartigen Netzwerk aus Unternehmern, Investoren und Entscheidungsträgern
• Weiterbildungsbudget und Unterstützung bei fachlicher sowie persönlicher Entwicklung
• Familiäre Unternehmenskultur mit langfristiger Perspektive – kein Konzern, sondern echte Menschlichkeit

Bereit für eine außergewöhnliche Rolle?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung – mit kurzem Anschreiben, Lebenslauf und relevanten Zeugnissen. Diskretion ist selbstverständlich.

(m/w/d)