Executive Assistant – Finance & Operations (m/w/d)

Die BCB Beteiligungsgesellschaft mbH ist die Holding hinter mehreren Bildungsunternehmen in den Bereichen Fernstudium, Hochschule, berufliche Weiterbildung und digitale Bildung. Gemeinsam entwickeln wir unsere Organisation konsequent weiter – digitaler, strukturierter und mit klaren Verantwortlichkeiten.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir eine zuverlässige, kaufmännisch starke und gut organisierte Persönlichkeit, die operative Themen übernimmt, Strukturen mitgestaltet und insbesondere im Bereich Finance, kaufmännische Administration und Geschäftsführungsassistenz Verantwortung übernimmt.

Deine Rolle

In dieser Position arbeitest du eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen Geschäftsführung, Finance, Controlling, Steuerberatung, internen Fachbereichen und externen Partnern.

Du sorgst dafür, dass kaufmännische Themen sorgfältig vorbereitet, Aufgaben konsequent nachverfolgt und Entscheidungen durch strukturierte Informationen unterstützt werden. Dabei behältst du auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und bringst Aufgaben zuverlässig zum Abschluss.

Deine Aufgaben

Geschäftsführungsassistenz & Organisation

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Terminplanung sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Koordination organisatorischer Abläufe
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten und Entscheidungsgrundlagen
• Nachverfolgung offener Aufgaben, Fristen und Rückmeldungen
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Finance & kaufmännische Administration

• Buchhalterische Vorarbeiten und strukturierte Zuarbeit für die Steuerberatung
• Sammlung, Prüfung und Vorstrukturierung von Belegen nach definierten Prozessen
• Klärung offener kaufmännischer Sachverhalte mit internen Ansprechpartnern
• Vorbereitung von Auswertungen, Übersichten und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei kaufmännischen Fragestellungen sowie digitalen Arbeitsabläufen

Controlling & Cashflow-Unterstützung

• Enge Zusammenarbeit mit dem Controlling bei Reportings, Planungen und Auswertungen
• Unterstützung beim Cashflow-Management in Abstimmung mit Geschäftsführung und Controlling
• Pflege und Vorbereitung cashflow-relevanter Übersichten
• Zusammenstellung relevanter Informationen für Forecasts, Liquiditätsplanungen und kaufmännische Entscheidungen

Aufgabensteuerung & Prozessorganisation

• Strukturierte Erfassung, Pflege und Nachverfolgung von Aufgaben in Microsoft Planner oder vergleichbaren Systemen
• Nachhalten von Verantwortlichkeiten, Fristen und Prioritäten
• Transparente Kommunikation bei offenen Punkten oder fehlenden Informationen
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Strukturierung wiederkehrender Prozesse

Das bringst du idealerweise mit

• Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, kaufmännischen Administration, im Finance-Umfeld oder einer vergleichbaren Tätigkeit beziehungsweise eine entsprechende Qualifikation
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Verständnis für buchhalterische Abläufe und vorbereitende Zusammenarbeit mit der Steuerberatung
• Grundverständnis für Controlling, Reporting und Cashflow-Themen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 sowie digitalen Arbeits- und Aufgabenmanagementsystemen
• Interesse an digitalen Arbeitsweisen sowie Offenheit für den sinnvollen Einsatz moderner KI-gestützter Arbeitswerkzeuge
• Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Eigenverantwortliche, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Klare, freundliche und verbindliche Kommunikation

Das bieten wir dir

• Eine verantwortungsvolle Tätigkeit mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein vielseitiges kaufmännisches und organisatorisches Aufgabenspektrum
• Einblicke in strategische und unternehmerische Entscheidungen einer Unternehmensgruppe
• Gestaltungsspielraum bei der Weiterentwicklung von Prozessen und Strukturen
• Moderne digitale Arbeitsweise mit zeitgemäßen Tools und kurzen Entscheidungswegen
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache und entsprechend der betrieblichen Anforderungen
• Ein Umfeld, in dem Eigenverantwortung, Zuverlässigkeit und Mitdenken ausdrücklich gewünscht sind

Unsere Benefits

• Betriebliche Altersvorsorge
• Zusätzliche Urlaubstage
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Klingt nach einer Aufgabe, die zu dir passt?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung und darauf, dich kennenzulernen.

Wir freuen uns auf Bewerbungen von allen qualifizierten Personen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer oder sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.