Executive Management Assistant (w/m/d)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für ArbeitGelsenkirchen

Stellenbeschreibung:

Executive Management Assistant (w/m/d)

Arbeitsort

Gelsenkirchen

Anstellungsart

Vollzeit

Befristung

unbefristet

Vergütung

48.000 €/Jahr

Beschreibung

Du unterstützt das Management-Team in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgst für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.
Du koordinierst Termine, Meetings und Geschäftsreisen und übernimmst die Vor- und Nachbereitung inklusive Protokollen, MoM und Reisekostenabrechnungen.
Du erstelle und bereite Präsentationen, Reports sowie Beschluss- und Entscheidungsvorlagen professionell vor.
Du koordierst und verwaltest vertrauliche Geschäftsunterlagen, einschließlich der Dokumentenprozesse über DocuSign bzw. HelloSign.
Du stärkst die interne Kommunikation und fungierst als verlässliche Schnittstelle zwischen Management, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern.
Du übernimmst Aufgaben im Einkaufs-Backoffice, darunter Gästeempfang, Telefonzentrale, Büro- und Bewirtungsmaterial, Mail-Postfach, Rechnungs-, Bestell- und Dokumentenmanagement sowie die Koordination externer Dienstleister.

Qualifikationen

Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Berufserfahrung im Executive‑Assistant‑Bereich mit.
Du bist sicher im Umgang mit MS Office, insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook, sowie idealerweise mit DocuSign bzw. HelloSign.
Du kommunizierst fließend auf Deutsch und Englisch – mündlich wie schriftlich.
Du arbeitest strukturiert, organisiert und selbstständig und bringst eine hohe Eigeninitiative mit.
Du überzeugst durch Service‑ und Lösungsorientierung, Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein professionelles Auftreten.

Arbeitsumfeld

Die richtigen Grundlagen schaffen: Für jede Position erstellen wir einen maßgeschneiderten Einarbeitungsplan.
Gesund genießen: Täglich frische, gesunde und abwechslungsreiche Menüs – subventioniert, lecker und voller Energie für Deinen Tag.
Top Erreichbarkeit: Ob mit Auto oder ÖPNV – unser Standort ist bestens angebunden und bietet ausreichend Parkmöglichkeiten.

Unternehmen

NORRES Schlauchtechnik GmbH hat sich als weltweit führender Hersteller von Schläuchen und flexiblen Schlauchsystemlösungen etabliert. Mit rund 400 Mitarbeitern und 15 Standorten streben wir sowohl national als auch international nach Spitzenpositionen in unserem Kerngeschäft. Wir investieren kontinuierlich in Wachstum und sind als professionell gemanagter Mittelstandskonzern mit Markenprodukten stark positioniert.