Office Management Lead / Executive Assistant (m/w/d)

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, Hotelmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise mehrjährige Erfahrung im Office Management, Empfangs- oder Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Professionelles und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Hands-on-Mentalität sowie eine zuverlässige Get-things-done-Arbeitsweise

Aufgaben

• Du verantwortest das gesamte Office Management und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft
• Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, Getränke- oder Büromaterialservices und behältst dabei Kosten sowie Abläufe im Blick
• Du organisierst Termine, Geschäftsreisen, Meetings und Events und pflegst Kontakte sowie Informationen zuverlässig in internen Systemen
• Du kommunizierst professionell mit Geschäftspartnern, Behörden und externen Ansprechpartnern schriftlich und telefonisch auf Deutsch und Englisch
• Du unterstützt bei administrativen und organisatorischen Themen sowie bei der Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Rechnungen
• Du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden und sorgst mit Deiner freundlichen und souveränen Art für einen professionellen Empfang im Office
• Perspektivisch hast Du die Möglichkeit, zusätzliche Aufgaben in administrativen und organisatorischen Unternehmensbereichen zu übernehmen und Dich fachlich wie persönlich weiterzuentwickeln
• Wichtig ist: Auch im abwechslungsreichen Tagesgeschäft packst Du mit an und behältst den Überblick von organisatorischen Themen bis hin zu den kleinen Dingen, die einen reibungslosen Office-Alltag ausmachen

Vorteile

• Ein kooperatives, innovatives und wertschätzendes Team
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung mit langfristiger Perspektive
• Attraktives Vergütungspaket
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Viel Eigenverantwortung sowie eine steile Lernkurve von Beginn an
• Spannende Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche und die Möglichkeit, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen
• Entwicklungsperspektive in eine koordinierende oder leitende Rolle innerhalb des Office-/Assistenzbereichs
• Ein modern ausgestattetes Office in zentraler Lage in München
• Strukturierte Einarbeitung vor Ort sowie die Möglichkeit auf gelegentliches Homeoffice nach der Einarbeitung