Office Management Specialist (m/w/d)

Sie möchten in einer Welt voller Farben arbeiten? Wir fördern Werte wie Qualität, Wertschätzung und geben Raum für Innovation, Kreativität und Ideen. Wir agieren zielgerichtet, in flachen Hierarchien und auf kurzen Wegen.

Wir im Bereich General Administration & Facility Services sind zuständig für die Verwaltung allgemeiner Services rund um Gebäude und Mitarbeiter, dazu gehören Themen wie Gebäudemanagement, Bestell- und Vertragswesen, Rezeption und vieles mehr. Wir schätzen Eigeninitiative und Selbständigkeit.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit anschließender Berufserfahrung
• Idealerweise Berufserfahrung in der Hausverwaltung oder einer vergleichbaren Position
• Strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel und Word)
• Gute Englischkenntnisse
• Teamfähigkeit und Hands‑on‑Mentalität

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation und Verwaltung unserer Büro- und Gebäudestrukturen. Dazu gehören:

• Erstellung und Verwaltung von Nebenkostenabrechnungen
• Betreuung und Pflege von Mietverträgen sowie internes Raum‑ und Flächenmanagement
• Verwaltung der Mobilfunkverträge im Unternehmen
• Steuerung des Bestellmanagements (z. B. Büromaterial, Arbeitskleidung)
• Verantwortung für die Gebäudeverwaltung, insbesondere:
  • Koordination externer Dienstleister
  • Organisation von Kleindienstleistungen
  • Betreuung von Energieverträgen (z. B. Strom, Gas)
  • Verwaltung von gebäudebezogenen Versicherungen
• Verwaltung und Überwachung von Dienstleistungsverträgen
• Organisation und Verwaltung von Büromöbeln und Arbeitsplätzen
• Vertretung am Empfang bei Abwesenheit (bei Urlaub insbesondere zu den bayrischen Ferienzeiten und bei Krankheit)

Wir bieten

• Die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld mit abwechslungsreichen Aufgaben und umgeben von schönen Produkten zu arbeiten
• Wir haben flexible Arbeitszeiten, mit einer 38 h/Woche
• Unsere Mitarbeiter*innen erhalten attraktive Zusatzleistungen wie Urlaubs‑ und Weihnachtsgratifikation, zusätzlich ein Urlaubstagegeld sowie Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen und der betrieblichen Altersvorsorge
• Unsere hauseigene, bezuschusste Kantine, mit frischen und regionalen Produkten, sorgt für ein gesundes Mittagessen
• Ladestationen für private E‑A‑Autos und kostenfreie Parkplätze sind vorhanden
• Auf unser Sortiment erhalten Sie sehr attraktive Personalrabatte und weitere Vergünstigungen bei unseren Kooperationspartnern
• Leckerer Kaffee und Tee sind bei uns selbstverständlich.
• Bei Nutzung der ÖPNV erhalten Sie einen Zuschuss zum Deutschlandticket und wir bezuschussen über unseren Partner viele verschiedene Fitnessangebote
• Es erwartet Sie ein moderner Arbeitsplatz und ein Team, das ich auf Sie freut!