Personal Assistant / Assistenz (m/w/d)

Worum es in dieser Rolle geht

Sie verbinden organisatorische Exzellenz mit unternehmerischem Gespür, erkennen Prioritäten, managen Termindruck und schaffen klare Strukturen – proaktiv, lösungsorientiert und mit hoher Eigenverantwortung.

Ihre Aufgaben

• Proaktives Management des Terminkalenders des Geschäftsführers inklusive Priorisierung von Terminen
• Vorbereitung von Meetings: Agenda, Präsentationen, Protokolle, Status-Updates
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und schriftlicher Korrespondenz
• Dokumenten- und Aktenorganisation, digitales Archivmanagement
• Reisemanagement, -buchungen sowie Reisekostenabrechnung
• Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, PowerPoint-Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
• Koordination mit internen Abteilungen und externen Partnern
• Vertrauliche Behandlung sensibler Informationen

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, wirtschaftswissenschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Assistenz der Geschäftsführung
• Organisationsstärke, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Diskretion
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint), Projektmanagementsoftware
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse
• Serviceorientierung, Hands-on-Mentalität und Freude an der Koordination unterschiedlicher Stakeholder

Warum diese Rolle spannend ist

• Sie gestalten den Arbeitsalltag des Geschäftsführers aktiv mit
• Sie arbeiten abseits reiner Verwaltungsaufgaben und haben direkten Impact auf Abläufe und Effizienz
• Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und sehen konkrete Ergebnisse Ihrer Arbeit
• Sie arbeiten in einem dynamischen, kollegialen Umfeld, in dem Organisation geschätzt wird