Teamlead Sales Administration

In dieser Rolle führen Sie das Vertriebsverwaltungsteam und treiben Prozessoptimierung an, um betriebliche Effektivität zu steigern. Sie arbeiten eng mit Funktionsbereichen zusammen, um reibungslose Order-to-Cash-Prozesse und erstklassige administrative Kundenunterstützung sicherzustellen. Sie entwickeln das Team weiter, definieren KPI-getriebene Ziele und tragen zur agilen Servicequalität bei. Als Ansprechpartner treiben Sie Effizienz, Qualität und cross-funktionale Zusammenarbeit voran. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld, das auf Integrität, Partnerschaft und unternehmerischem Denken basiert.

• Führung des Vertriebsausverwaltungs-Teams und Beratung der Teammitglieder
• Kontinuierliche Prozessverbesserung zur Steigerung von Qualität, Geschwindigkeit und Effizienz
• Team-Entwicklung durch Coaching, Feedback und Schulungen; Skill-Block-Matrix dokumentieren
• Ressourcenplanung, Aufgabenverteilung, Zeit- und Abwesenheitsmanagement
• Definition, Implementierung und Überwachung von KPIs für die Abteilung
• Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung zur Klärung von Abrechnungsfragen
• Unterstützung bei Reklamations- und Rechnungsanfragen
• Aufbau starker interner Beziehungen zur Optimierung von Arbeitsabläufen
• Haushaltsabstimmung und Kostenkontrolle der Abteilung
• Erstellung und Bereitstellung von Unterlagen für jährliche Finanzprüfungen
• Sicherstellung zeitnaher Auftragsabwicklung und professioneller Bearbeitung von Kundenanfragen
• Überwachung von Auftragseingang, Auftragsbearbeitung und Rückstandskommunikation; proaktive Benachrichtigung bei Verzögerungen
• Koordination mit Vertrieb, Logistik, Service und Finanzen zur Order-to-Cash-Exzellenz
• Entwicklung, Verwaltung und Aktualisierung von Backoffice-Arbeitsabläufen und Richtlinien
• Vorbereitung von Kundenangeboten basierend auf Vertriebsinformationen
• Erstellung und Verwaltung von Kundenverträgen sowie Vertragsdokumentation
• Sicherstellung der Vollständigkeit und Qualität vertragsbezogener Unterlagen

• Hintergrund in Betriebswirtschaft oder gleichwertige kommerzielle Ausbildung
• Erfahrung in Vertriebsverwaltung, Kundenservice oder Innendienst
• Nachgewiesene Führungserfahrung und Team-Entwicklungskompetenz
• Kompetenz in ERP- und CRM-Systemen, insbesondere SAGE und MS Dynamics
• Starke MS-Office-Fähigkeiten, insbesondere Excel und Word
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich)
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstmotivierte Arbeitsweise
• Teamplayer mit Belastbarkeit und unternehmerischer Haltung
• Hohe Integrität und geschäftliche Partnerschaftsmentalität

• Teamführung und Coaching
• Kommunikationsstärke
• Organisationstalent
• ERP- und CRM-Kompetenz, insbesondere SAGE und MS Dynamics
• MS Office, insbesondere Excel und Word
• Backoffice-Prozessdokumentation und -management