Assistenz – Office & Administration (all genders)

DEIN BEITRAG

Du bekommst ab Tag 1 eine/n Mentor:in an Deine Seite, der/die Dich bei Deiner persönlichen Weiterentwicklung unterstützt.

Du verantwortest die kontinuierliche Koordination von Besprechungen, Terminen und Reisen sowie das Kalendermanagement auf unterschiedlichen Ebenen. Auch die Organisation von (Team-)Events liegt in Deiner Verantwortung.

Du kommunizierst mit unseren externen Partner:innen , Kund:innen , Verbundunternehmen sowie allen Mitarbeiter:innen an unseren Standorten.

Du bist federführend AnsprechpartnerIn für allgemeine Korrespondenzen . Du bearbeitest hierzu den gesamten Posteingang und stellst Dokumentenmanagement sowie Wiedervorlage und Ablage sicher.

Du stellst einen reibungslosen Ablauf in Deinem Office sicher, indem Du Aufgaben in den Bereichen Büroorganisation , Einkauf und Office-Management übernimmst. Du begleitest Bestellungen und Bestandsverwaltung – unter anderem von Büromaterialien – standortübergreifend.

Du bist standortübergreifend vernetzt und unterstützt den Vorstand sowie KollegInnen der einzelnen Standorte bei administrativen Aufgaben .

Du übernimmst vielseitige Aufgaben in den Bereichen Human Resources , Qualitätsmanagement , IT/Hardware sowie bei Vorstandsthemen :

• Du pflegst und entwickelst das Qualitätsmanagementsystem weiter und bereitest Audits und Zertifizierungen vor.
• Du unterstützt bei der Personalverwaltung, begleitest den Recruitingprozess und das Onboarding neuer Kolleg:innen.
• Du verwaltest den Hardwarebestand, koordinierst Ausgabe und Rücknahme von Geräten und stellst die Ausstattung neuer Kolleg:innen sicher.
• Du wirkst bei der Koordination von strategisch relevanten Themen mit und unterstützt dabei bereichsübergreifend, dass Prozesse und Abläufe reibungslos umgesetzt werden.

DEIN SKILLSET

Mind-Set: Dich interessieren neue Prozesse und Tools jeglicher Art. Du denkst proaktiv und hast die Motivation, Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.

Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine fortgeschrittenen Kenntnisse in Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im internationalen Kontext.

Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, ggf. im Beratungs-Umfeld.

Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere der Umgang mit MS Office fällt Dir leicht. Ggf. hast Du bereits erste Erfahrungen mit dem Programm DATEV.

Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.

Time: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar.

Place: Dein Arbeitsort wird Augsburg sein.

WIR SIND VINDELICI ADVISORS.