Assistenz – Office & Administration (all genders)​

Wer wir sind.
Vindelici Advisors ist eine werteorientierte Beratungsgesellschaft, die Transformation verantwortet und den Menschen dabei in den Mittelpunkt stellt.

Seit unserer Gründung im Jahr 2018 unterstützen wir Kund:innen verschiedenster Branchen. Unser Ziel ist es, unsere Partner:innen zu begleiten und ein tiefes Verständnis für deren Herausforderungen zu entwickeln. Wir glauben daran, dass Vielfalt zu neuen Perspektiven, unkonventionellen Beratungsansätzen und somit zu außergewöhnlichen Ergebnissen führt.

Why we exist.
Unsere Reise begann mit einer Vision, die von unseren gemeinsamen Erfahrungen geprägt war. Wir haben in der Geschäftswelt ein weit verbreitetes Muster beobachtet, das durch ein starres Festhalten an hierarchischen Strukturen und durch eine übergeordnete Gewichtung von Prozessen gegenüber Ergebnissen gekennzeichnet war. Häufig war der Wunsch nach Sicherheit und Komfort wichtiger als die tatsächliche Übernahme von Verantwortung und das Streben nach echter Freiheit und Innovation.
Dies alles hat uns dazu bewegt, eine Organisation zu gründen, die bestehende Normen in Frage stellt und einen neuen Standard setzt. Vindelici Advisors wurde aus der Leidenschaft geboren, die Grenzen des konventionellen Denkens zu sprengen und den Weg für einen Paradigmenwechsel zu ebnen.

Wir sind der festen Überzeugung, dass Freiheit und die Wahrnehmung echter Verantwortung unverzichtbare Bestandteile eines erfolgreichen beruflichen Umfelds sind. Vindelici Advisors zielt darauf ab, Menschen zu selbstbestimmten Führungskräften zu formen, welche tief in den Werten von Freiheit, Verantwortung und Demokratie verwurzelt sind. Wir streben danach, ein Ökosystem zu schaffen, das Menschen dazu befähigt, mit Integrität zu führen und die Konsequenzen ihrer Entscheidungen zu tragen.

Mitglied von Vindelici Advisors zu sein bedeutet, sich auf eine umfassende Transformationsreise zu begeben, die zunächst vielleicht gewagt erscheint, aber letztendlich zu herausragenden Ergebnissen für unsere Gesellschaft, die Wirtschaft und uns als Individuen führt.

Standortübergreifende Administration & Executive Support: Du verantwortest die kontinuierliche Koordination von Besprechungen, Terminen sowie das Kalendermanagement auf unterschiedlichen Ebenen für die Geschäftsführung und unsere Partner. Auch die Organisation von (Team-)Events liegt in Deiner Verantwortung.

Strategische Themen- & Prozesskoordination: Du bist standortübergreifend vernetzt und unterstützt den Vorstand sowie Kolleg:innen der einzelnen Standorte bei administrativen Aufgaben.

Stakeholder-Kommunikation & Schnittstellenmanagement: Du kommunizierst mit unseren externen Partner:innen, Kund:innen, Verbundunternehmen sowie allen Mitarbeiter:innen an unseren Standorten.

Du bist federführend AnsprechpartnerIn für allgemeine Korrespondenzen. Du bearbeitest hierzu den gesamten Posteingang und stellst Dokumentenmanagement sowie Wiedervorlage und Ablage sicher.
Du übernimmst als Schnittstelle die Organisation der IT/Hardware vor Ort und kommunizierst mit unserem externen IT-Dienstleister.

Office Operations & Einkauf: Du stellst einen reibungslosen Ablauf in Deinem Office sicher, indem Du Aufgaben in den Bereichen Büroorganisation, Einkauf und Office-Management übernimmst Du begleitest Bestellungen und Bestandsverwaltung – unter anderem von Büromaterialien – standortübergreifend.

Persönliche Weiterentwicklung: Du bekommst ab Tag 1 eine/n Mentor:in an Deine Seite, der/die Dich bei Deiner persönlichen Weiterentwicklung unterstützt.

Mind-Set: Dich interessieren neue Prozesse und Tools jeglicher Art. Du denkst proaktiv und hast die Motivation, Probleme zu erkennen und Lösungen zu finden.

Communication First: Du hast Spaß an der Kommunikation und an der Arbeit mit Menschen. Deine sehr guten Kenntnisse in Deutsch & Englisch ermöglichen Dir eine fließende Kommunikation im nationalen & internationalen Kontext.

Hard Skills: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bereits erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, ggf. im Beratungs-Umfeld.

Digital: Du hast sehr gute PC-Kenntnisse, insbesondere der Umgang mit MS Office fällt Dir leicht. Ggf. hast Du bereits erste Erfahrungen mit dem Programm DATEV.

Way Of Working: Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich genauso erfolgreich wie im Team. Außerdem bist Du strukturiert und Dein Zeitmanagement zeichnet Dich aus.

Time & Place: Du bist ab sofort in Vollzeit verfügbar. Dein Arbeitsort wird Augsburg sein. Die Rolle lebt von der Zusammenarbeit vor Ort. Für eine verlässliche Durchführung der Aufgaben und einen reibungslosen Austausch im Team ist eine regelmäßige Präsenz am Standort erforderlich.