Executive Assistant to the CEO / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Was Dich erwartet:

Als Executive Assistant des CEO bist du weit mehr als klassische Assistenz:

Du bist Sparringspartner:in, Strukturgeber:in und zentrale Steuerungsinstanz für Themen auf CEO-Level.

In enger und vertrauensvoller Zusammenarbeit mit dem CEO sorgst du dafür, dass Fokus, Qualität und Umsetzung auf höchstem Niveau stattfinden. Dabei übernimmst du eine zentrale Rolle als strategische und organisatorische Schnittstelle auf Executive‑Ebene.

Mit deinem klaren Blick für Prioritäten, Zusammenhänge und Wirkung bereitest du Entscheidungen aktiv vor und treibst deren Umsetzung wirksam voran.

Strategisches Sparring & Entscheidungsunterstützung

Aktives Mitdenken, Strukturieren komplexer Themen und Vorbereitung von Entscheidungen
Komplexe Inhalte so auf den Punkt bringen, dass daraus klare nächste Schritte entstehen
Hinterfragen, priorisieren und Themen früh erkennen, bevor sie kritisch werden

Prioritäten- & Zeitmanagement auf Top-Level

Steuerung von Kalender, Zeit und Prioritäten des CEO mit klarem Blick für das Wesentliche
Vorausschauende Planung von Meetings, Reisen und Arbeitsrhythmen
Sicherstellen, dass Zeit dort eingesetzt wird, wo sie wirklich Wirkung entfaltet

Stakeholder- & Schnittstellenmanagement

Enge Zusammenarbeit mit Top‑Management, Gesellschaftern und externen Partnern
Souveräne Kommunikation – klar, professionell und mit dem richtigen Gespür für Situationen
Zentrale Anlaufstelle für Themen auf Executive‑Ebene

Meeting Excellence & Umsetzung

Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings (Agenda, Unterlagen, Erwartungen)
Dranbleiben bei Entscheidungen, To‑dos und Verantwortlichkeiten
Für Klarheit sorgen und Themen zuverlässig in die Umsetzung bringen

Projekte & kontinuierliche Verbesserung

Mitarbeit an strategischen und operativen Sonderthemen
Initiativen strukturieren, nachverfolgen und koordinieren
Prozesse, Tools und Arbeitsweisen kontinuierlich weiterdenken und verbessern

Vertrauensrolle

Souveräner Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
Ruhe bewahren und den Überblick behalten – auch wenn es mal stressig wird
Diskret, loyal und mit einem guten Gespür für Menschen und Situationen handeln

Was Du mitbringen solltest:

Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Projektmanager:in oder in einer vergleichbaren Rolle im Top‑Management‑Umfeld (z. B. Beratung, Professional Services, Scale‑up oder Konzern)
Sehr starkes Organisationsvermögen und die Fähigkeit, komplexe Themen strukturiert zu lösen
Unternehmerisches Denken, sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Proaktivität
Fähigkeit, Prioritäten klar zu setzen und Dinge konsequent voranzutreiben
Sehr klare, strukturierte und präzise Kommunikation auf Deutsch und Englisch (verhandlungssicher)
Hohe digitale Kompetenz (M365, Kollaborations‑Tools, Präsentationen)
Souveränes Auftreten kombiniert mit Pragmatismus und Umsetzungsstärke
Diskretion, Integrität und ein ausgeprägtes Gespür für Situationen und Menschen

Worauf Du Dich freuen kannst:

Flexible Arbeitszeiten: Wir schätzen Work‑Life‑Balance mit 30 Urlaubstagen, flexible Arbeitszeiten sowie ein hybrides Arbeitsmodell
Weiterentwicklung: Wir bieten spannende Aufgaben und stetige Weiterentwicklung in einer Organisationskultur, in der der Status Quo auch hinterfragt werden darf
Tolle Arbeitsatmosphäre: Dich erwartet eine tolle Arbeitsatmosphäre in einem lockeren und humorvollen aber auch anspruchsvollen und professionellen Team
Moderner Arbeitsplatz: Bei uns hast Du einen modernen Arbeitsplatz in schöner Lage
Miteinander: Du findest bei uns ein entspanntes Miteinander mit direkter Kommunikation, Wertschätzung und regelmäßigen Teamevents
Benefits & Extras: Wir bieten Dir vielseitige Mitarbeiter‑Benefits (z. B. JobRad, Mitarbeiter‑Rabatte auf Reisen, VWL‑Zuschuss, betriebliche Altersvorsorge)