Front Desk & Office Manager (m/w/d)

Seit 1993 sind wir als Projektentwickler und Bauträger aktiv. Dabei konzentrieren wir uns vermehrt auf innerstädtische Lagen in den spannenden Metropolen Deutschlands und entwickeln dort innovative Immobilienprojekte mit hohen Nachhaltigkeitsstandards. Mit einem motivierten und engagierten Team von 35 Kolleg:innen bieten wir neben den spannendsten Projekten der Stadt in den Bereichen Eigentums-, Mietwohnungs- und Gewerbeimmobilienbau ein spannendes und abwechslungsreiches Arbeitsumfeld.

Unser Büro befindet sich im SILVA, einer hochmodernen PRIMUS- Immobilie in der Lietzenburger Straße 76, 10719 Berlin, fußläufig zum Kurfürstendamm sowie zu zahlreichen Restaurants und Geschäften.

Abteilung Team:

Office Management

Funktion:

Erste zentrale Ansprechperson für unsere Gäste sowie Verantwortung maßgeblich für einen positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens

Aufgaben Projektebene

Die freundliche und serviceorientiert Rolle in Teilzeit (35h-Woche, individuelle Vereinbarung möglich) verantwortet insbesondere folgende Aufgaben:

• Gesamtorganisation des Büros, Beschaffung von Büromaterialien und Getränken, Organisation der Bestellzyklen
• Koordination der Meetingräume und Kalender, Abstimmung externer und interner Termine
• Eingang, Ausgang, Briefkästen, Postumleitungen sowie Bearbeitung des Rechnungseingangs in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
• Mithilfe bei der Optimierung und Vereinheitlichung der internen Dokumentenstruktur
• Betreuung und Monitoring aller Dienstleisterverträge, die mit unserem Büro in Verbindung stehen
• Aktualisierung von allgemeinen Office-Unterlagen und Vorlagen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender, Arbeitsplatzgestaltung und Vorbereitung der IT-Hardware
• Verwaltung der Mobiltelefon-Rahmenverträge, Verantwortung für die Pflege, Überwachung und Optimierung bestehender Verträge mit Mobilfunkanbietern.
• Geräteverwaltung, d.h. Organisation, Ausgabe und Rücknahme von Mobiltelefonen sowie Sicherstellung der korrekten Nutzung und Dokumentation.
• Unterstützung beim Offboarding
• Fuhrparkmanagement
• Koordination mit unserem IT-Dienstleistungspartner, Sicherstellung der IT-Prozesse und erste Ansprechperson für Freigaben im Ticketsystem
• Empfangs- und Kommunikationsmanagement: Professionelle Betreuung des Empfangsbereichs, Telefonzentrale und Gästeempfang
• Terminabstimmung mit externen Dienstleister:innen
• Unterstützung bei Teamevents und internen Initiativen
• Mithilfe bei anfallenden organisatorischen und administrativen Tätigkeiten im laufenden Tagesgeschäft
• In Abstimmung mit der Leitung zusätzliche Unterstützung bei Sonderprojekten
• Repräsentation des Unternehmens nach außen sowie aktiven Netzwerken zu relevanten Geschäftspartner:innen und Kontakten

Persönliche Fähigkeiten

• Selbständige, strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Ein positives, freundliches Erscheinungsbild und Auftreten
• Teamfähigkeit und Belastbarkeit
• Serviceorientiertes Denken und Handeln
• Erfahrung im Bereich Empfang/Rezeption, z.B. in der Hotellerie/Gastronomie oder einem serviceorientierten Umfeld
• C2 Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit gängigen Softwareanwendungen (MS Office)
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld in einem innovativen Unternehmen
• Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem modernen und flexiblen Arbeitsumfeld mit spannender Projekt-Pipeline
• Flache Hierarchien und Kommunikation auf Augenhöhe

Kontakt und Ansprechpartnerin

Sind Sie an dieser verantwortungsvollen Aufgabe interessiert und möchten Teil unseres Teams werden, dann schicken Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe des Gehaltswunsches und des frühesten Eintrittstermins.