Büroassistenz/ Office Manager (m/w/d)

Als Büroassistenz/ Office Manager (m/w/d) verstärkst du unser Front Office und bildest neben einer weiteren Kollegin das zweite Zahnrad im effizienten Tagesbetrieb: Telefon, E‑Mail, Post, Empfang und die gesamte Bürowirtschaft liegen in deiner Hand.

Zusätzlich unterstützt du den Versand, trägst zur Organisation interner Events bei und bringst deine Expertise in operative, konzeptionelle sowie planungsrelevante Tätigkeiten ein. Dein Arbeitsplatz ist unser modernes Büro in Gießen – hier bist du täglich präsent, denn persönlicher Kontakt und unmittelbare Abstimmung mit den Fachabteilungen sind unverzichtbar (Homeoffice ist nicht möglich).

Wir sind offen für verschiedene Arbeitszeitmodelle (Teilzeit, ab 30 Std/ Woche, unter Berücksichtigung unserer Kernarbeitszeiten und einer 5‑Tage Woche) und schaffen damit Raum für deine persönliche Work‑Life‑Balance.

Was du bei uns tust

• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben, hierzu zählen u.a.
  • Telefonbetreuung
  • E‑Mail- und Postbearbeitung
  • Ablage- und Datenpflege
  • Empfang- und Kundenbetreuung
  • Bürowirtschaft und Materialverwaltung
• Standortgestaltung und Arbeitsumfeldorganisation
• Unterstützung beim Versand von Studienunterlagen sowie studienbezogenen Materialien und Zubehör
• Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung interner Veranstaltungen
• Enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachbereichen sowie internationalen Kolleg:innen

Qualifikationen

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Abschluss
• Du konntest erste Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat, Teamassistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Aufgabe sammeln
• Du bist ein Organisationstalent und hast eine Hands‑on‑Mentalität mit einem hohen Maß an Eigeninitiative & Engagement
• Diskretion, Integrität und Loyalität sind für dich eine Selbstverständlichkeit
• Du bist teamfähig und besitzt sehr gute Kommunikations- und Organisationskompetenzen
• Deine selbst‑ändige und strukturierte Arbeitsweise ist stets ziel- und lösungsorientiert
• Du verfügst über einen sicheren und routinierten Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Anwendungen, insbesondere in PowerPoint und Excel
• Du verfügst über Deutschkenntnisse auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Warum du dich für uns entscheidest

• Bei uns findest du eine sinnstiftende Tätigkeit im Bereich der klinischen Forschung und hilfst damit jeden Tag, die Welt ein kleines bisschen besser zu machen
• Wir setzen auf eine angenehme Arbeitsatmosphäre, kollegialen Zusammenhalt und die Passung ins Team
• Wir leben eine moderne und offene Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien, ohne Dresscode und alle per Du – gerne auch schon im Bewerbungsverfahren
• Wir stehen für ein zukunftsorientiertes und sicheres Arbeitsumfeld mit Fokus auf langfristigen und vertrauensvollen Mitarbeiterbeziehungen
• Unser Vertragsangebot: Ein faires Vergütungspaket, unbefristete Anstellung, 30 Urlaubstage bei einer 5‑Tage‑Woche, flexible Arbeitszeiten und Überstundenausgleich
• Daneben bieten wir weitere attraktive Benefits: Job‑Fahrrad, VWL‑Zahlung, Gehaltsextra für Gesundheitsförderung, regelmäßige Firmenveranstaltungen und Teambuilding‑Events, Lern‑ und Weiterbildungsoptionen (z.B. Babbel‑App), monatliches #WinAHappening, kostenfreie E‑Auto‑Ladestationen und vieles mehr (selbstverständlich auch den Obstkorb und die Getränkeflatrate!)

Bereit für deinen neuen Job? Dann mache jetzt den nächsten Schritt – wir freuen uns über deine Bewerbung!