Executive Assistant - Founder´s Office (m/w/d)

Einleitung

Du suchst eine Schlüsselrolle an der Schnittstelle von strategischer Unternehmensführung und operativer Exzellenz? Als PE-backed Mobility-Scale-up auf dem Kurs zum dreistelligen Millionen-Umsatz suchen wir ein operatives Rückgrat für unser Founder´s Office, das unser starkes Wachstum mitgestaltet. In diesem hochagilen Umfeld setzen wir auf eine Kultur, die von ambitionierter Leistung, kontinuierlicher Reflexion und einem starken Miteinander geprägt ist.

In dieser Position bist Du der vertrauenswürdige Sparringspartner für unseren CEO und der zentrale Anker für das gesamte C-Level (COO, CCO, CTO). Du orchestrierst die Governance, Termine und Kommunikation eines vierköpfigen Leadership Teams mit Präzision und Diskretion. Dabei hältst Du dem CEO proaktiv den Rücken frei, agierst als diplomatisches Bindeglied zu Investoren sowie Abteilungen und optimierst bestehende Prozesse mit klarem Blick für das Wesentliche.

Du bringst fundierte Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Board-Ebene mit – idealerweise aus einem Scale-up oder einer Managementberatung. Du kombinierst ein hohes Qualitätsbewusstsein mit der Agilität, die unser Wachstum erfordert. Leistung treibt Dich an, Reflexion lässt Dich wachsen. Wenn Du auch in Peak-Phasen unaufgeregt, strukturiert und absolut vertraulich agierst, passen wir perfekt zusammen.

Verantwortlichkeiten

1. CEO & Founder´s Office Support

• Executive Calendar & Time Architecture: Du designst und managst den Kalender des CEO als strategisches Asset und koordinierst agil die Prioritäten-Schnittstellen zu COO, CCO und CTO.
• Communications & Stakeholder Management: Als Botschafter des CEO-Office verantwortest Du die Triage und das Drafting von Korrespondenz (Board, Investoren, M&A) und lieferst präzise Vorab-Briefings für Meetings.
• Flawless Logistics: End-to-End-Orchestrierung internationaler Reisen.

2. PE, Board & Governance

• Corporate Governance & Investor Relations: Du steuerst die Logistik aller Board-Operations (Board Packs, Minutes, Governance-Kalender, KYC Prozesse) und führst souverän die administrativen Schnittstellen zu PE-Investoren, Co-Investoren und Advisors.
• Deal Operations: Du orchestrierst komplexe Fundraising- und M&A-Prozesse über Zeitzonen hinweg – vom virtuellen Datenraum-Management (VDR, NDAs) bis zur Koordination von Due-Diligence- und Management-Sessions – und agierst als proaktiver Risiko-Radar.

3. Meeting, Event & Offsite Coordination

• Leadership Offsites, All-Hands & Investor Days: End-to-End-Orchestrierung strategischer Formate (Offsites, Investor Days, All-Hands) inklusive Content- und Logistiksteuerung sowie die lückenlose Vorbereitung interner und externer Partner-Summits und Keynotes.

4. Team, Culture & Org Scaling Support

• Senior Hiring & Onboarding: Du bist verantwortlich für die Logistik und nahtlose operative Integration von Leadership-Schlüsselpositionen.
• Culture & Internal Communications: Du steuerst unsere geschäftskritischen Formate (Town Halls, All-Hands, Focus Weeklies) als profilierter Culture Ambassador.

5. Administrative & Governance Backbone

• Confidentiality & Corporate Governance: Kompromisslose Verwaltung sensibler Dokumente (NDAs, Equity, HR) und Steuerung externer Legal- & Compliance-Schnittstellen (Notare, Behörden).
• Executive Operations & Optimization: Effizientes Finanz- und Spesenmanagement für die C-Suite sowie die kontinuierliche, proaktive Optimierung von Executive-Workflows.

Qualifikationen

• 3-8 Jahre C-Level-Erfahrung als PA/EA aus dem High-Growth-, PE-, IB- oder Consulting-Umfeld – oder Top-Absolvent* einer Top-Universität mit herausragenden Noten und erster Erfahrung bei einer Top-Beratung oder einem Scale-up.
• Direkte Berührungspunkte mit Investor Relations, Board-Prozessen oder Deal-Transaktionen.
• Exzellentes Kalender- und Travel-Management; souverän in komplexen Multi-Stakeholder-Setups.
• Verständnis für M&A-Prozesse, Data-Room-Management und Deal-Logistik – oder eine sehr steile Lernkurve dafür.
• Sicherer Umgang mit Spesen, Rechnungsfreigabe, Cost-Center-Themen und Finance-Schnittstellen.
• Expertise mit Verträgen, NDAs, Board Resolutions sowie regulatorischer und notarischer Korrespondenz.
• Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Fortgeschrittene Tool-Skills: Google Workspace oder Microsoft 365, DocuSign, Notion, Slack, Asana; fundierte KI-Affinität; Data-Room-Tools sind ein Plus.
• Ausgeprägte Lernmotivation, Hands-on-Mentalität und Ownership-Mindset.

Arbeitsbedingungen

• 40 Stunden pro Woche (Vertrauensbasis)
• Arbeitsort: Office-zentriert in München – regelmäßiger Besuch vor Ort, mit flexiblen Anteilen im Homeoffice.
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Scope: 4-köpfiges Founder´s Office (CEO, COO, CCO, CTO)

Vorteile

• Flexibles Arbeiten auf Vertrauensbasis.
• Ein schnell wachsendes Unternehmen mit Start-up Flair: kurze Kommunikations- und Entscheidungswege, Duz-Kultur, offene Türen, hochmotivierte Kolleg*innen.
• Spannendes Umfeld: eigenverantwortliches Arbeiten, schnelle Lernkurve, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten, großer Spielraum.
• Betriebliche Altersvorsorge, Corporate Benefits und Jobrad-Leasing – sowie einen bezuschussten Deutschlandticket oder EGYM Wellpass.
• 29 Urlaubstage, flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zur EU-Workation.
• Onboarding mit höhenverstellbaren Tischen und modernem Apple-Equipment.
• Kostenfreies Office-Catering, wöchentlicher Team-Lunch und kostenlose Snacks.
• Start-up-Mentalität in einem finanziell sicheren Umfeld.

Wir freuen uns, von Dir zu hören!