Mitarbeiter (m/w/d) Empfang & Office-Management Teilzeit

Mitarbeiter (m/w/d) Empfang & Office-Management Teilzeit

Kurzüberblick

• Standort: Hamburg
• Arbeitsmodell: Teilzeit (30 Stunden/Woche)
• Anstellungsart: Festanstellung

Aufgaben

• Empfang und Betreuung von Besuchern und Kunden inkl. Vorbereitung von Besprechungen
• Türdienst sowie zentrale Anlaufstelle am Empfang
• Termin- und Raumkoordination für Besprechungen
• Sicherstellung eines ordentlichen und repräsentativen Empfangsbereichs
• Bearbeitung / Weiterleitung allgemeiner Telefon- und E-Mail-Anfragen
• Office-Management & Organisation
• Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation und internen Abläufen
• Pflege von Übersichten, Listen und internen Ablagestrukturen
• Betreuung des Info-Postfachs und allgemeine Korrespondenz
• Pflege von Kontaktdaten und Verteilerlisten
• Unterstützung bei internen Umfragen oder Feedbackaktionen
• Veranstaltungen & Schulungen
• Organisation und Koordination interner Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Planung externer Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Organisation und Anmeldung von Schulungen
• Post, Einkauf & Verwaltung
• Posteingang und -ausgang inkl. Paketversand
• Organisation von Essensbestellungen
• Bestellung und Verwaltung von Getränken, Büro- und Verbrauchsmaterial
• Einholung und Vergleich von Angeboten für Büro- und Verbrauchsmaterial
• Überwachung von Beständen sowie rechtzeitige Nachbestellung
• Rechnungsprüfung und -zuordnung im Office-Bereich
• Unterstützung bei Budgetübersichten für Büro- und Servicekosten
• Dienstleister & Infrastruktur
• Ansprechpartner für externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Gärtner)
• Koordination kleiner Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen in Abstimmung mit den Fachabteilungen

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation wünschenswert
• Erste Berufserfahrung im Empfangs-, Assistenz- oder Office-Management-Bereich von Vorteil
• Freundliches, serviceorientiertes und souveränes Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel)
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein
• Freude am Umgang mit Menschen und an vielseitigen Aufgaben

Benefits

• Ein international ausgerichtetes, abwechslungsreiches und spannendes Arbeitsumfeld in einem dynamischen Team
• Attraktives Gehalt: Eine leistungsgerechte Vergütung sowie mögliche Zusatzleistungen
• Entwicklungsmöglichkeiten: Regelmäßige Schulungen und Fortbildungen zur Förderung Ihrer beruflichen Weiterentwicklung
• Soziale Leistungen: Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge, Gesundheitsförderung und weitere Benefits
• Kurze Entscheidungswege erlauben hohe Flexibilität