Personal Assistant (w/m/d)

Warum wir?

Du willst nicht einfach klassische Assistenzaufgaben abarbeiten, sondern als persönliche rechte Hand eines Gründers und Unternehmers Verantwortung übernehmen, mitdenken und dafür sorgen, dass im Hintergrund alles reibungslos zusammenläuft?
Dann werde Teil des Umfelds von Thiemo Osterhaus - Gründer der Medletics Academy, Mediziner, Autor und Speaker. Medletics ist die Dachmarke hinter der Medletics Academy mit Ausbildungen für Health Professionals, Medletics You mit Gesundheitsbildungsprodukten für Endkund:innen sowie der Personal Brand Thiemo Osterhaus.
Für die persönliche und organisatorische Unterstützung von Thiemo suchen wir eine strukturierte, vorausdenkende und absolut verlässliche Personal Assistant (w/m/d) mit ausgeprägtem Organisationstalent, hoher Diskretion und einem feinen Gespür dafür, welche Themen als Nächstes wichtig werden.

Was dich erwartet

Du arbeitest eng und vertrauensvoll direkt mit Thiemo zusammen und hältst die verschiedenen Bereiche seines beruflichen und organisatorischen Alltags zusammen. Dabei koordinierst du Termine, Reisen, Aufgaben, Kommunikation und laufende Projekte – bei Medletics ebenso wie bei weiteren unternehmerischen und persönlichen Themen.
Dein Fokus liegt nicht nur auf der zuverlässigen Umsetzung, sondern vor allem auf dem Mitdenken: Du setzt Prioritäten, behältst Fristen und offene Punkte im Blick, bereitest Entscheidungen vor und handelst proaktiv, bevor Themen liegen bleiben oder zum Problem werden.
Die Position ist in Teilzeit oder Vollzeit mit 25 bis 40 Stunden pro Woche möglich. Du arbeitest hybrid mit mindestens zwei festen Präsenztagen pro Woche in Köln und ergänzend flexibel mobil.
Lerne unser Team kennen:

Was uns ausmacht

Wir verbinden unternehmerisches Wachstum mit Sinn, Eigenverantwortung und persönlicher Weiterentwicklung.
Du arbeitest in einer Vertrauensposition mit kurzen Entscheidungswegen, direktem Austausch und echtem Gestaltungsspielraum.
Wir schätzen Menschen, die Verantwortung übernehmen, pragmatische Lösungen finden und nicht darauf warten, dass jeder nächste Schritt vorgegeben wird.
Und bei aller Ambition darf auch das Leben nicht zu kurz kommen - zum Beispiel bei gemeinsamen Team-Events und Offsites in Köln, auf Mallorca, Kreta oder in München.

Deine Vorteile

• Attraktive Vergütung von 45.000 bis 60.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Erfahrung und Background; bei Teilzeit entsprechend anteilig
• Teilzeit oder Vollzeit mit 25 bis 40 Stunden pro Woche
• Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit direkt mit einem Gründer und Unternehmer
• Viel Verantwortung, Gestaltungsspielraum und echte Ownership
• Hybrides Arbeiten mit mindestens zwei festen Präsenztagen pro Woche in Köln
• Flexible mobile Arbeit an den übrigen Tagen
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unmittelbare Einblicke in unternehmerische Projekte und Entscheidungen
• Zugang zu einem ambitionierten Team und einem starken unternehmerischen Netzwerk
• Mehrmals im Jahr gemeinsame Team-Events und Offsites
• Langfristige Perspektive in einem wachsenden und dynamischen Umfeld

Deine Aufgaben

Als persönliche rechte Hand übernimmst du eigenverantwortlich die Organisation im Hintergrund und sorgst dafür, dass der Alltag reibungslos läuft:

• Kalender-, Termin- und Reisemanagement: Du planst, priorisierst und koordinierst Termine, Meetings und Reisen – beruflich wie privat – inklusive sorgfältiger Vor- und Nachbereitung und behältst auch bei parallelen Themen den Überblick.
• Kommunikation und Gatekeeping: Du steuerst Korrespondenz und Anfragen, bündelst Informationen strukturiert, filtert, was wichtig ist, und hältst ihn proaktiv auf dem Laufenden.
• Aufgaben, Fristen und Wiedervorlagen: Du priorisierst und verfolgst offene To-dos und Deadlines eigenständig nach, damit nichts liegen bleibt.
• Persönliches Organisations- und Lifemanagement: Du kümmerst dich um organisatorische Themen des Alltags – von der Koordination von Dienstleistern und Terminen bis zu Besorgungen und wiederkehrenden Erledigungen.
• Recherchen, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen: Du bereitest Unterlagen und Informationen sorgfältig auf, die als Grundlage für Entscheidungen dienen.
• Projekt- und Themensupport: Du unterstützt bei laufenden Projekten - bei Medletics wie bei weiteren Vorhaben - und treibst offene Punkte selbstständig voran.
• Zahlungsverkehr und vorbereitende Buchhaltung: Du übernimmst Aufgaben im Zahlungsverkehr und in der vorbereitenden Buchhaltung und arbeitest Finanz-Themen zu.
• Vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen: Diskretion und absolute Verlässlichkeit sind für dich selbstverständlich.

Dein Profil

• Erfahrung als Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Assistenzrolle: Du bringst mehrere Jahre Erfahrung mit und bewegst dich sicher in der engen Zusammenarbeit mit einer Person auf Augenhöhe.
• Strukturierter, vorausdenkender Arbeitsstil mit Ownership: Du arbeitest sorgfältig und …