Senior Executive Assistant*

Die Viridium Gruppe ist Deutschlands führender Bestandsspezialist für Lebensversicherungen mit ca. 3,1 Millionen verwalteten Verträgen und rund 67 Milliarden Euro Kapitalanlagen.

Mit ca. fünf Prozent Marktanteil ist Viridium einer der fünf größten Lebensversicherer in Deutschland, Top 2 Bestandsspezialist in Kontinentaleuropa und Top 10 Bestandsspezialist weltweit.

Viridium macht bestehende Lebensversicherungen attraktiver und schafft messbaren Mehrwert für ihre Kundinnen und Kunden sowie ihre Aktionäre. Das zeigt sich in verbesserter Rentabilität, hoher Kapitalstärke sowie einer hochmodernen Unternehmensplattform. Damit leistet sie einen wichtigen Beitrag, dass die private Altersvorsorge mit Lebensversicherungen zukunftsfähig bleibt.

Zur Viridium Gruppe gehören die vier Lebensversicherungsgesellschaften Proxalto Lebensversicherung, Entis Lebensversicherung, Heidelberger Lebensversicherung und Skandia Lebensversicherung. Insgesamt setzen sich rund 900 Mitarbeitende an den Standorten Neu-Isenburg, Hamburg, Leverkusen und München für die Belange der Kundinnen und Kunden ein. Worum es geht

Sie werden Teil des dreiköpfigen Teams

Vorstandsassistenz . Als

Senior Executive Assistant*

unterstützen Sie den

Chief Risk Officer (CRO)

sowie das

Corporate Office . Letzteres verantwortet als Teil der Rechtsabteilung die administrative und rechtliche

Gremienarbeit

unseres Unternehmens. Ihre Rolle

geht weit über reine Routineaufgaben hinaus

und vereint das

klassische Assistenz-Handwerk

mit

inhaltlich anspruchsvollen Tätigkeiten

in einem

regulierten, komplexen Umfeld . Im Rahmen der

klassischen organisatorischen Unterstützung

des Vorstandes führen Sie zum Beispiel den

Vorstandskalender , priorisieren und bearbeiten

Korrespondenz

oder organisieren

Veranstaltungen

verschiedenster Art. Darüber hinaus arbeiten Sie dem Vorstand inhaltlich zu, indem Sie

Analysen ,

Präsentationen

und

Entscheidungsvorlagen

erstellen oder bereichsübergreifende

Projekte

betreuen. Für unser

Corporate Office

steuern Sie, unter anderem, den gesamten Zyklus der

Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen , führen

Gremienkalender

und

Beschlussdatenbanken , erstellen

Vollmachten, Prokuren

und

Beschlüsse

und koordinieren die

Zusammenarbeit mit Notariaten . Sowohl für den Vorstand als auch für das Corporate Office agieren Sie als

kompetente:r, diskrete:r Ansprechpartner:in

für sämtliche organisatorische und inhaltliche Fragestellungen, arbeiten sich eigenständig und zügig in

neue Themen und Situationen

ein, denken mit und voraus und knüpfen dabei

belastbare, vertrauensvolle Beziehungen

zu Führungskräften, Mitarbeitenden und externen Partnern. Darum könnte dieser Job interessant für Sie sein: Starkes Standing : Sie werden Teil eins Assistenz-Teams, das im gesamten Haus einen exzellenten Ruf genießt. Management-Nähe & tiefe Einblicke : Durch die direkte Zusammenarbeit mit dem Vorstand und der Rechtsabteilung gewinnen Sie intensive Einblicke in die vielfältigen Handlungsfelder einer Lebensversicherung und in strategische Entscheidungen. Anspruchsvoller Aufgaben-Mix : Die Stelle bietet eine abwechslungsreiche Mischung aus klassischem Assistenz-Handwerk und komplexen inhaltlichen Themen. Erfahrenes Team & fundierte Einarbeitung : Sie werden Teil eines eingespielten, hochkompetenten Teams, das sich gegenseitig unterstützt. Eine strukturierte und gründliche Einarbeitung sorgt dafür, dass Sie gut in Ihrem neuen Umfeld ankommen. Das wären Ihre konkreten Aufgaben Kalenderführung

und

Terminkoordination

für Telefonate, Videokonferenzen und Vor-Ort-Termine Organisation und Koordination von internen und externen

Veranstaltungen

(z. B. ressortweite Offsites oder Workshops) und Betreuung von

Besuchern Sichtung, Priorisierung und Bearbeitung der analogen und digitalen

Korrespondenz , Annehmen und Kanalisieren eingehender

Anrufe Inhaltliche Zuarbeit

durch Erstellung von

Analysen ,

Präsentationen ,

Berichten

und

Entscheidungsvorlagen Begleitung bereichsübergreifender

Projekte Kommunikation

mit

Führungskräften

und

Mitarbeitenden

aller Hierarchieebenen Bearbeitung und Lösung

vielfältiger, auch kurzfristiger Anliegen

im Vorstands-Office und im Führungskreis Gegenseitige

Vertretung

innerhalb des Assistenz-Teams Erstellung von

rechtlichen Dokumenten

wie Vollmachten, Prokuren und Beschlüssen Erstellung und Pflege von

Korrespondenz

(auch Behörden-Korrespondenz) Ganzheitliche

Vor- und Nachbereitung

von

Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen

(inklusive der Vorbereitung von Unterlagen, Terminkoordinierung und Finalisierung von Protokollen) Pflege des

Gremienkalenders

und der

Beschlussdatenbank Veranlassen von

Handelsregister- und Transparenzregistereintragungen Koordination der Zusammenarbeit mit

Notariaten Das wünschen wir uns von Ihnen

Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches oder juristisches

Studium

oder eine erfolgreich abgeschlossene

Berufsausbildung

(z. B. kaufmännisch, Rechtsanwaltsfachangestellte:r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte:r) Mindestens drei Jahre Berufserfahrung

(nach Abschluss von Studium oder Ausbildung) als

Executive Assistant

auf

Geschäftsleitungsebene

oder als

Partner-Assistenz

in einer Kanzlei Grundlegende Kenntnisse der

gängigen Gesellschaftsformen

sowie der Strukturen und Abläufe von

Gremien

(Vorstand, Aufsichtsrat) Praktische Erfahrung mit

Behörden- und Gerichtskommunikation Überdurchschnittliches Engagement ,

eigenverantwortliche Arbeitsweise

und

ausgeprägte Lösungsorientierung Professionelles Auftreten ,

tadellose Umgangsformen

sowie

exzellente Kommunikationsfähigkeiten

im Umgang mit allen Hierarchieebenen Diskretion ,

Zuverlässigkeit

und

Gewissenhaftigkeit Sicherer Umgang mit den gängigen

MS-Office-Anwendungen Sehr gute

Deutsch - und

Englischkenntnisse

in Wort und Schrift Mit einem innovativen Geschäftsmodell der etablierten Versicherungsbranche neue Wege aufzeigen. Dazu beitragen, dass die Lebensversicherung auch in Zukunft ein verlässlicher Teil der privaten Altersvorsorge für Millionen Versicherte bleibt. Gemeinsam mit Kolleg:innen, die zu den Besten ihres Fachs gehören, an interessanten und fordernden Aufgaben arbeiten. Eigene Ideen einbringen und verwirklichen. Ein freundschaftliches, kooperatives Arbeitsumfeld. Kurze Wege und schnelle, aber umsichtige Entscheidungen. Und außerdem: Vergütungspaket : Grundgehalt (12 Monatsgehälter) plus Bonus Vermögenswirksame Leistungen

und

betriebliche Altersvorsorge

(Direktversicherung, 20 % Arbeitgeberzuschuss) Hybrides Arbeitsmodell:

Flexibler Mix aus

2

Tagen

Homeoffice

und

3

Tagen

Arbeiten vor Ort 40 Stunden pro Woche (in Vollzeit) 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) Workation : bis zu 20 Arbeitstage pro Jahr im EU-Ausland oder in der Schweiz arbeiten Teilnahme an

externen Fortbildungen Interne Lernplattform

und Trainingsprogramme Mental Health Plattform : Online-Trainings und bedarfsorientierte, individuelle Begleitung durch Expert:innen Bike Leasing : Fahrrad frei wählbar, Leasingrate wird mit der Gehaltszahlung verrechnet EGYM Wellpass : Zugang zu 14.000+ Sport‑ & Wellnessangeboten Edenred : Guthaben (App oder Karte) für Shopping & Co. Parkplätze direkt am Gebäude IT-Equipment: Windows-Laptop, 2 Bildschirme, Headset Klingt interessant? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören. Ihr Ansprechpartner ist

Jörn Romberg . Mehr über uns finden Sie unter *Dieses Stellenangebot richtet sich an Menschen aller Geschlechter. Hinweise für Personalberatungen Wir wissen Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit zu schätzen. Allerdings bitten wir Sie, nur dann für uns tätig zu werden, wenn dies vorab mit unserem Recruiting-Team verbindlich vereinbart wurde. Für sämtliche Vermittlungsaufträge mit Unternehmen der Viridium Gruppe gelten unsere AGB für Personalvermittlungen, die Sie hier finden: Wir bitten Sie außerdem, keine Lebensläufe über die Bewerbungsformulare auf den Karriereseiten der Viridium Gruppe hochzuladen.