Senior Project and Executive Assistant (m/w/d)

Über uns

New Chapter Executive Search ist eine inhabergeführte, weiblich gegründete Beratung mit Fokus auf Executive Search und Leadership Development. Unser Team besetzt Führungspositionen im Healthcare-Umfeld, in Professional Services sowie angrenzenden Industrien. Transparenz, Struktur und ein hoher Qualitätsanspruch prägen unsere Arbeit.

Deine Rolle

In dieser zentralen Funktion verbindest du strategisches Projektmanagement mit klassischer Executive & Personal Assistance. Du unterstützt die CEO und Berater:innen operativ und organisatorisch, steuerst anspruchsvolle Mandate und sorgst gleichzeitig für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft. Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Strukturstärke und ein ausgeprägtes Verständnis für Priorisierung in einem dynamischen Beratungsumfeld.

Deine Aufgaben

Projektmanagement & Mandatssteuerung

• Steuerung und Koordination nationaler und internationaler Executive-Search-Mandate, insbesondere im Healthcare-Umfeld (
• Organisation und Nachverfolgung aller projektrelevanten Schritte (z. B. Kick-offs, Interviews, Angebote)
• Sicherstellung strukturierter Prozesse sowie Qualitätssicherung von Dokumenten und Datenbanken
• Koordination mehrerer parallellaufender Projekte in enger Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern
• Proaktives Kalender-, Termin- und Inbox-Management für die CEO
• Eigenständige Bearbeitung daraus resultierender To-dos (z. B. Unterlagen, Follow-ups, Abstimmungen)
• Pflege von Kontakten, Netzwerk- und CRM-Datenbanken
• Unterstützung im persönlichen Umfeld (z. B. Organisation, Reiseplanung)
• Erstellung, Koordination und Versand von Angeboten inkl. Qualitätskontrolle
• Nachverfolgung von Business-Development-Aktivitäten und Terminen
• Pflege und Weiterentwicklung von CRM- und BD-Systemen (z. B. LinkedIn, Loxo)
• Unterstützung bei Reisemanagement, Reisekostenabrechnungen und Belegmanagement
• Organisation von Team-, Kunden- und Netzwerkveranstaltungen
• Sicherstellung von Struktur, Ordnung und Verbindlichkeit im Tagesgeschäft
• Übernahme von Vertretungsaufgaben im Operations-Team

Event- und Netzwerkmanagement

• Planung und Umsetzung von internen und externen Events, insbesondere im Netzwerk- und Female-Leadership-Kontext
• Unterstützung bei Marketing- und Kommunikationsmaßnahmen

Dein Profil

• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- oder Projektmanagementrolle, idealerweise in einer Beratung oder einem dynamischen Umfeld
• Sehr hohe organisatorische Kompetenz sowie Fähigkeit, Prioritäten situationsgerecht zu setzen
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
• Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch
• Hohe Diskretion und Souveränität im Umgang mit sensiblen Themen

Was wir bieten

• Eine zentrale Rolle mit hoher Sichtbarkeit und Gestaltungsspielraum in einer wachsenden Beratung
• Eigenverantwortliches Arbeiten und aktive Mitgestaltung von Prozessen
• Ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld mit klarer Kommunikation
• Flexible Arbeitsstrukturen und moderne Arbeitsweise
• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs mit absoluter Remote-Flexibilität

Wenn diese Aufgabe Dein Interesse geweckt hat, freuen wir uns über Deine Kontaktaufnahme.