Office Manager (m/w/d) in Renewable Energies

ENCAVIS Management GmbH & Co. KG ist die Holding der ENCAVIS GmbH, einem der führenden Stromerzeuger aus erneuerbaren Energien in Europa. Wir betreiben ein breit diversifiziertes Portfolio mit über 330 Onshore-Windparks, Freiflächen-Solaranlagen und Batteriespeichern in 13 europäischen Ländern und einer installierten Leistung von mehr als 3,8 GW.

Bei ENCAVIS gestalten wir die Energieversorgung der Zukunft durch den Einsatz von Sonne, Wind und moderner Technologie. Als Office Manager sind Sie das organisatorische Herz unseres Standorts und verantwortlich für einen reibungslosen Büroalltag.

Gestalte einen reibungslosen Büroalltag und sei erste Anlaufstelle für unser Team

• Empfangs- & Gästemanagement: Sie sind die erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher und Geschäftspartner, betreuen unsere Telefonzentrale und sorgen für einen professionellen Empfang.
• Office & Facility Management: Sie koordinieren die Nutzung und Vorbereitung von Besprechungsräumen, organisieren Catering und stellen einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag sicher.
• Post-, Rechnungs- & Dokumentenmanagement: Sie verantworten die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, koordinieren Kuriersendungen und unterstützen bei der Prüfung sowie Vorkontierung von Eingangsrechnungen.
• Reise- & Spesenmanagement: Sie organisieren Geschäftsreisen und unterstützen bei der Erstellung sowie Prüfung von Reise-, Kreditkarten- und Spesenabrechnungen.
• Dienstleister- & Lieferantensteuerung: Sie koordinieren externe Dienstleister, Techniker und weitere Ansprechpartner und übernehmen die Terminabstimmung mit internen und externen Partnern.
• Administration & Organisation: Sie kümmern sich um die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, führen Listen und Übersichten, organisieren Unterschriftsprozesse und unterstützen bei allgemeinen administrativen Aufgaben.
• Events & Unternehmenskultur: Sie unterstützen bei der Planung und Organisation von Meetings, internen Veranstaltungen, Feiern sowie Angeboten im Bereich Betriebliches Gesundheitsmanagement.
• HR- & Fuhrparkunterstützung: Sie begleiten organisatorisch Onboarding- und Offboarding-Prozesse und unterstützen bei der Verwaltung unseres Firmenfuhrparks.
• Prozessoptimierung & Digitalisierung: Sie bringen eigene Ideen zur Verbesserung von Office-Prozessen ein und wirken aktiv an der Weiterentwicklung eines modernen und effizienten Back-Offices mit.

Deine Sonnigen Aussichten

• Ausbildung & Berufserfahrung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und haben bereits mehrjährige Erfahrung im Office Management, Assistenzbereich oder einer ähnlichen Position gesammelt.
• Organisationstalent & Eigenverantwortung: Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und behalten auch bei mehreren gleichzeitig laufenden Themen den Überblick.
• Kommunikationsstärke: Sie treten freundlich, professionell und serviceorientiert auf und kommunizieren souverän mit unterschiedlichen Ansprechpartnern.
• Digitale Affinität: Sie haben Freude an digitalen Tools und neuen Technologien und arbeiten sicher mit Microsoft 365; Kenntnisse in Tools wie Microsoft Copilot oder Miro sind von Vorteil.
• Problemlösungskompetenz & Belastbarkeit: Auch in dynamischen Situationen bewahren Sie einen kühlen Kopf, setzen Prioritäten und finden pragmatische Lösungen.
• Serviceorientierung & Teamgeist: Sie haben Freude daran, andere zu unterstützen, arbeiten gerne im Team und überzeugen durch Engagement und Verlässlichkeit.
• Sprachen: Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachen sind von Vorteil.

Das Bieten Wir

• Employee Assistance Program: Individuelle Beratung und Coaching durch das Fürstenberg Institut.
• Fachliche & persönliche Entwicklung: Umfassendes Onboarding, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, Sprachkurse, Entwicklungsprogramme.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Gesundheitsplattform machtfit (inklusive Gesundheitsbudget), Gesundheitswochen, freie Getränke und Obst.
• Kultur & Zusammenarbeit: Kleine und große Unternehmens- und Teamevents, Giving-Back-Week, Sustainability-Arbeitsgruppe.
• Lunch Angebot (nur am Standort Hamburg): Subventioniertes Essensangebot im Office in Hamburg.
• Mitarbeiterprämien: Finder's Fee für neue Kolleginnen und Kollegen.
• Mitarbeiterrabatte: Nutzung von Corporate Benefits.
• Mobilität: Übernahme des Deutschlandtickets und gefördertes JobRad.
• Moderne Büros: Modern ausgestattete Büroflächen in Neubiberg und Hamburg (direkt an der Elbe), u. a. mit höhenverstellbaren Schreibtischen, ergonomischen Bürostühlen, internen Workshopräumen und Telefonboxen ("Mini Offices") als Rückzugsmöglichkeit oder für ungestörte Meetings.
• Tierbüro (nur in Hamburg): Möglichkeit ein Haustier in ein extra reserviertes Büro mitzubringen, falls die Betreuung mal nicht gewährleistet werden kann.
• Vorsorge & Versicherung: Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Berufsunfähigkeitsversicherung, kostenfreie Gruppenunfallversicherung, Zuschuss zur Bildschirmarbeitsplatzbrille.
• Work-Life-Balance: Flexibles Arbeiten & Mobile Office (bis zu 50%), 30 Tage Urlaub (+ jeweils 1 Tag für Weihnachten und Silvester).